Equipes diocésaines

Mission

J’ai rempli ma mission si j’ai facilité la mise en relation des groupes de mon diocèse et l’organisation du Frat.

 

Actions

Avant

  • Le délégué diocésain assure le suivi administratif de son équipe diocésaine qu’il communique à Saint Roch.
  • Fratbook :
    • Inscription de du référent Transport dans le groupe « Transport Equipes Diocésaines ».
    • A utiliser comme espace de partage et de stockage des documents de la commission.
    • A utiliser pour communiquer au sein de la commission et avec Saint Roch.
  • Etre le relais entre Saint Roch et les groupes ainsi qu’entre certaines commissions et les groupes (notamment Hand in Frat) : relais d’information tout au long de l’année et durant le Frat.
  • Assurer le suivi administratif des groupes à l’aide du support informatique :
    • Connaissance et maîtrise de l’outil pour aider les groupes.
    • Suivi des pré-inscriptions

Bien vérifier que chaque groupe a renseigné :

  • Le nombre définitif de personne composant le groupe (responsable de groupe, animateurs, jeunes) à la date donnée
  • La ventilation du groupe (combien de fille, de garçon, d’animateur homme, d’animateur femme, de prêtres, de sœur…).
  • Le bon nombre de Fratrie (une fratrie = au moins de 2 personnes appartenant au même foyer fiscal même si ces 2 personnes ne partent pas avec le même groupe : dans ce cas 1 seul des 2 groupes déclare la fratrie).
  • Suivi administratif : veiller à ce que les groupes envoient à Saint Roch le listing avec l’ensemble des personnes composant le groupe (nom + prénom + adresse postale + téléphone).
  • Suivi règlement :
    • Veiller au respect des deadline de règlement de l’acompte et du solde
    • Pour les groupes ayant des problèmes financiers faire part de l’existence de subvention au niveau du diocèse/Frat, faire jouer les dons et la solidarité.
  • Suivi des groupes :
    • Aide aux responsables de groupe : répondre aux questions, être présent, aide à trouver des animateurs si besoin, connaissance de la typologie des groupes…
    • Hand in frat : en lien avec la commission Hand in Frat, identifier les groupes ayant recours à cette commission, faciliter les échanges entre les groupes et la commission.
    • Transport : être en lien avec la commission Transport pour l’identification des lieux de départ des groupes, la communication auprès des groupes des informations logistiques.
  • Organiser les réunions destinées aux groupes (lancement, FAC, Braderie) :
    • Organisation logistique (lieu, matériel).
    • Organisation du contenu en lien avec Saint Roch.
  • Impulser une dynamique de diocèse via :
    • Un éventuel envoi au Frat en diocèse : temps complètement pris en charge par l’équipe diocésaine.
    • Temps diocésain : construction du temps diocésain qui se déroulera durant le Frat.
    • Réconciliation étant organisée pendant toute la durée du Frat: les équipes dios seront en charge de l’animation de la proposition, en relation avec les aumoniers de villages et la vie de village
    • L’organisation compte sur elles entre autre pour identifier prévenir et gérer les prêtres diocésains qui viendront au Frat.
    • La proposition étant nouvelle des réunions d’organisation spécifiques de ce temps seront organisées pour le Frat 2017.
  • Mairie des villages :
    • Proposition du Maire et de son équipe dont un aumônier : information à communiquer à la commission Vie de Village. Le Frat se réserve le droit de récuser un maire.
    • En lien avec la commission Vie de Village : suivi du projet de la mairie et des temps qui se dérouleront en village.
  • Braderie : remise aux groupes des dernières informations (notamment de transport) et du matériel (livrets, bracelets…)
  • Prévoir son planning d’action durant le Frat.

 

Pendant

  • Présence du délégué diocésain à la réunion journalière de l’équipe d’animation.
  •  Pour Lourdes Etre le relais d’information entre l’équipe d’animation et les responsables de groupe. Pour Jambville c’est la vie de village via les mairies qui assure cette mission
  • Présence auprès des groupes sous le Chapiteau et dans les villages : s’assurer que tout va bien, régler les éventuels problèmes/conflits…
  • Présence auprès des mairies : présence aux réunions entre les maires et les responsables de groupes, maraudes dans les villages (notamment au moment du couché).
  • Réalisation du temps diocésain.
  • Aide à l’ensemble des commissions en ayant besoin.
  • Ranger son matériel en fin de Frat.

 

Après

  • Faire son bilan d’équipe.
  • Faire un bilan entre le délégué diocésain et Saint Roch.
  • Regrouper les documents finaux essentiels élaborés au cours de l’année pour les archives de Saint Roch.

 

 

Composition de l’équipe

1 délégué ou 1 couple de délégué diocésain

1 référent administratif maîtrisant l’outil informatique

1 référent transport

1 aumônier

Des membres créatifs pour la mise en place du temps diocésain

 

Les membres des pastorales des jeunes des diocèses pourront se rendre au Frat en sus de l’équipe diocésaine présente à l’année auprès de Saint Roch.

Budget

Frais de commission : Pas d’achats spécifiques identifiés liés à cette commission. Si besoins éventuels voir avec Saint Roch.

Agenda

  • Rencontre individuelle : entre le délégué diocésain et Saint Roch.
  • ½ journée Responsable de commission et DD : présence du délégué diocésain.
  • WE de rentrée : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • Restreintes : présence du délégué diocésain ou à défaut une personne de l’équipe.
  • Plénières : présence de l’ensemble de l’équipe.

Les réunions entre les équipes diocésaines et Saint Roch auront lieu en début d’après-midi

  • Lancement en diocèse : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • FAC 1 : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • FAC 2 : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • FAC3 : Présence de l’ensemble de l’équipe 
  • Journée des Maires : présence à définir avec la commission Vie de Village.
  • WE de filage : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • Braderie : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • Bilan : présence de l’ensemble de l’ensemble de l’équipe.
  • L’équipe diocésaine se fait son calendrier de réunion.