Sweats Blancs

Mission

J’ai rempli ma mission si durant le Frat j’ai participé au bon déroulement des temps concoctés par les autres commissions. Pour ce faire, je me mets au service des groupes et des autres commissions.

Actions

Avant

  • Le responsable de commission assure le suivi administratif de leur équipe qu’il communique à Saint Roch.
  • Fratbook :
    • A utiliser comme espace de partage et de stockage des documents de la commission.
    • A utiliser pour communiquer au sein de la commission et avec Saint Roch.
  • Recrutement de l’aumônier des SB.
  • Recrutement des membres qui composeront la commission : chef d’équipe et membres des équipes en tenant compte autant que possible des équilibres suivants :
    • 50% d’anciens – 50% de nouvelles recrues
    • 50% de fille – 50% de garçon

Ne pas hésiter à associer les anciens SB au recrutement : ils connaissent du monde.

Prévoir une communication à ce sujet durant les FAC et sur le site du Frat.

  • Former les équipes avec l’aide des chefs d’équipes.
  • Recensement des besoins des commissions et mise en place d’un planning.
    • Travailler en lien avec la commission Transports pour connaître les horaires d’arrivée et de départ pour la mise en place du dispositif transport.
    • Travailler en lien avec la commission Liturgie pour anticiper au mieux les mouvements qui auront lieu au cours des célébrations.
    • Travailler en lien avec la commission Vie de Village pour connaître les activités prévues en village nécessitant la présence des SB (Carrefours, Grand Jeu, Témoins, Veillées…)
    • Travailler en lien avec les commissions Vie de Village et Sécurité sur la mise en place du dispositif « ronde » le soir au moment du couché.
    • Travailler en lien avec les Décors pour constituer une équipe SB « Décors ».
    • Travailler en lien avec la commission Liturgie pour constituer une équipe « Technique » dans le Chapiteau.
    • Se mettre en lien avec la commission Hand in Frat au sujet de leur zone dans le Chapiteau : nombre de place disponibles, personnes autorisées à y être, processus pour y accéder. Venir en aide si besoin.
  • Calcul  du temps de trajet de montée au chapiteau de chaque village et détermination des horaires de top. Définition des chemins empruntés par les villages pour monter au Chapiteau. Information à donner à la commission Vie de Village qui la transmet aux mairies.
  • Réunir les chefs d’équipes tout au long de l’année pour les informer des avancées des commissions et des tâches qui vont leur être données. Cela permettra de les associer au travail et de créer une cohésion.
  • Prévoir une réunion avec l’ensemble de la commission afin de donner corps à l’équipe et de permettre à chacun de se connaître.
  • Récupérer les Carrefours de l’équipe d’animation préparé par la sous-commission Carrefours et les adapter si besoin.
  • Création et impression des documents nécessaire à la vie de la commission sur place.
  • Dresser la liste de matériel nécessaire et la communiquer à la commission Algéco.
  • Communiquer à Saint Roch les besoins en nourriture et boissons.
  • En lien avec l’aumônier SB, le responsable de commission est garant de l’aspect spirituel en amont et pendant le Frat : il aménage des temps sur place pour son équipe, il met en place des supports si besoin…

 

Pendant

  • Présence du responsable de commission à la réunion journalière de l’équipe d’animation.
  • Transport :
    • Les sweats blancs restent sur le site de Jambville – L’extérieur est affecté aux supplétifs
    • Arrivée des cars : aide au déchargement des cars (bagages et frateux) et indications aux groupes de la direction à suivre.
    • Départ des cars : aide aux chargements des cars (bagages et frateux).
  • Chapiteau :
    • S’assurer de la fluidité des mouvements de foule dans l’ensemble du parc.
    • Dédier 2 personnes au top : travail en lien avec la Vie de Village.
    • Assurer le bon déroulement des chargements et déchargements du Chapiteau.
    • Assurer le gardiennage du Chapiteau durant les temps hors célébration.
    • Aide au bon déroulement des célébrations en lien avec la commission Liturgie.
    • Equipe technique : travail en lien avec la liturgie et les équipes techniques professionnelles (tenir les câbles des caméras…)
  • Décors : équipe dédiée à la commission Décors pour aider à la construction et mise en place des décors de chaque célébration.
  • Renfort de l’organisation de l’équipe des supplétifs.
    • Les supplétifs sont amenés à solliciter les sweats blancs pour certaines missions à assurer pendant le Frat…
    • La coordination se fait avant le Frat entre les responsables de commission
      • Villages :
        • Assurer les rondes du soir au moment du coucher des jeunes. Relève assurée par l’équipe Sécurité des supplétifs.
        • Présence aux seins des villages pour assurer le bon déroulement des divers temps (Carrefours, Grand Jeu, Témoins, Veillées…).
      • Etre à la disposition des autres commissions ayant besoin d’aide aux derniers moments.
      • Aide au rangement des autres commissions.
    • Ranger son matériel en fin de Frat.

 

Après

  • Faire son bilan de commission avec l’ensemble de l’équipe et/ou avec les chefs d’équipe.
  • Faire un bilan entre responsable de commission et Saint Roch
  • Regrouper les documents finaux essentiels élaborés au cours de l’année pour les archives de Saint Roch.

 

 

Composition de l’équipe

2 responsables de commission

1 aumônier

10 équipes composées d’1 chef d’équipe et de 4 membres.

Profil : étudiants, jeunes dynamiques dans une démarche de service.

 

Ne pas hésiter à sur staffer pour prévenir les défections de dernière minute

 

 

Budget

Frais de commission : Pas d’achats spécifiques identifiés liés à cette commission. Si besoins éventuels voir avec Saint Roch.

 

 

Agenda

  • Rencontre individuelle : entre le responsable de commission et Saint Roch.
  • ½ journée Responsable de commission et DD : présence du responsable de commission.
  • WE de rentrée : présence du responsable de commissions, de l’aumônier et des chefs d’équipes si possible.
  • Restreintes : présence du responsable de commission et de l’aumônier.
  • Plénières : présence du responsable de commission, de l’aumônier et des chefs d’équipes si possible.
  • FAC 1 : présence non obligatoire
  • FAC 2 : présence non obligatoire
  • Filage Liturgie : présence du responsable de commission.
  • WE de filage : présence du responsable de commission, de l’aumônier et des chefs d’équipes.
  • Braderie : présence de l’ensemble de l’équipe ???
  • Bilan : présence du responsable de commission, de l’aumônier et des chefs d’équipes.
  • La commission se fait son calendrier de réunion.
  • La commission tient compte des deadlines pour les demandes de matériel.

Points d’attention suite Bilan 2015

Objectifs :

  • Fédérer les CE : objectif atteint. Implication de chaque CE chacun à sa façon. La connaissance de l’amont a permis une bonne implication sur place.
  • Donner un autre regard des SB : atteint.

Amont :

  • Connaissance des autres membres de commission : a aidé pour le travail sur place.
  • Se sont sentis investis et impliqués.
  • Se sont sentis valorisés.
  • Bien de formaliser les actions pour être d’accord sur le process.
  • Avoir travaillé en sous-commission est une bonne chose. Organisation et thématique des sous-commissions est à revoir. Travail en binôme a été apprécié.
    • Grille d’activité des SB
    • Animation des SB (talki spi, jeu…)
    • Logistique et intendance
    • Communication
    • Formation des SB
  • Point d’attention sur le rythme entre le travail des SB et des autres commissions.
  • Beaucoup de travail en ligne : pratique pour communiquer. Participatif et collaboratif.
  • Organisation de réunion à 13 personnes : à revoir car trop nombreux donc pas de réelle avancée.
  • Braderie : invitation de l’ensemble des SB pas forcément utile. Ne garder que les CE.
  • FAC : très important car aide des animateurs sous le Chapiteau.
  • Communication avec les différentes commissions à améliorer.
  • Très content de l’aumônier.

Sur place :

  • Affectation d’une équipe par village : TB. Bonne relation avec les mairies.
  • Les activités qui n’étaient pas bien explicitées ont générées des flous et des demandes de « pourquoi on est là ? ».
  • Parfois difficultés à recevoir les missions de la part des supplétifs.

=) Attention à donner des missions bien différentes à chacun.

  • Pas besoin d’avoir des supplétifs aux abords du Chapiteau : peut être assuré par les SB.
  • Sweat SOS : apprécié. Slogan a été repris par l’aumônier pour lancer les journées.

=) Générateur de bonne humeur.

  • Pb sur l’envoi : manque d’information entre les commissions qui en sus ne parlent pas le même langage. Certains parlent groupe, d’autres villages, etc…
  • Chargement et déchargement : très bon timing.
  • Présence dans la Parc le soir : ne se sont pas trouvés utiles.
  • Orangerie : bien d’avoir une salle. Pour l’intendance peut-être serait-il intéressant d’avoir l’intendance là où est celle des sweats bleus au Château.
  • Journées trop intenses.