Transport

Mission

J’ai rempli ma mission si durant le Frat les frateux sont arrivés à l’heure prévue sans problèmes et si j’ai réussi à les faire partir dans le timing imposé.

 

Actions

Avant

  • Le responsable de commission assure le suivi administratif de son équipe qu’il communique à Saint Roch.
  • Fratbook :
    • A utiliser comme espace de partage et de stockage des documents de la commission.
    • A utiliser pour communiquer au sein de la commission et avec Saint Roch.
  • Organisation de l’aller.

Récupération des données des inscriptions auprès de Saint roch

Identifier les besoins et volume en terme de transport.

Identifier avec les équipes diocésaines ( correspondant transport) les points de départs retenus

Faire la répartition des groupes sur les points de départs

Recruter et former les équipes d’encadrement aux départs

  • Organisation du retour

Établir le planning d’arrivées des cars sur site

Communication avec les transporteurs pour respects de ces consignes.

Gestion de l’appel des groupes dans le parc ( collaboration avec Vd Village) pour montée vers la grille

 

  • Fournitures des données concernant les transport à l’équipe accueil et aux équipes diocésaines.
    • Pourvoir renseigner au mieux les groupes durant le Frat.
    • Savoir qui contacter en cas de besoin.
  • Dresser la liste de matériel nécessaire à la commission et la communiquer à la commission Algéco.
  • Prévoir son planning d’action durant le Frat.
  • Le responsable de commission est garant de l’aspect spirituel en amont et pendant le Frat : il aménage des temps sur place pour son équipe, il met en place des supports si besoin…

Pendant

  • Gestion des arrivées et des départs
  • Management de l’équipe de régulation du trafic
  • Management à la grille
  • Présence du responsable de commission à la réunion journalière de l’équipe d’animation.

Après

  • Faire son bilan de commission
  • Faire un bilan entre responsable de commission et Saint Roch
  • Regrouper les documents finaux essentiels élaborés au cours de l’année pour les archives de Saint Roch.

 

 

Composition de l’équipe

4 personnes

Personne connaissant le fonctionnement des transports

Une compétence sur excel pour établissement des  répartitions départs et arrivées

Budget

Frais de commission : Pas d’achats spécifiques identifiés liés à cette commission. Si besoins éventuels voir avec Saint Roch.

 

Agenda

  • Rencontre individuelle : entre le responsable de commission et Saint Roch.
  • ½ journée Responsable de commission et DD : présence du responsable de commission.