Vie de village

Mission

J’ai rempli ma mission si j’ai offert aux jeunes un espace de vie spirituel et ludique au sein de leurs village.

Actions

La commission Vie de Village regroupe les sous-commissions Témoins, Carrefours, Grand Jeu, Veillée et Envoi pour des raisons de cohérence et des facilités logistiques.

Un travail transversal est donc à mettre en place entre ces 5 sous-commissions.

Avant

  • Le responsable de commission assure le suivi administratif de son équipe qu’il communique à Saint Roch.
  • Le responsable de commission travaille en lien avec les 5 responsables de sous-commission pour assurer une transversalité et une cohérence logistique.
  • Le responsable de commission travaille en collaboration directe et constante avec les mairies et les équipes diocésaines.
  • Fratbook :
    • A utiliser comme espace de partage et de stockage des documents de la commission.
    • A utiliser pour communiquer au sein de la commission et avec Saint Roch.
  • La Vie de Village portera une attention particulière à relier les activités au thème de l’année.
  • Travailler sur :
    • L’identité du groupe : leur donner un temps pour qu’ils existent par rapport aux autres groupes du village.
    • L’expression du jeune.
    • La notion de service + favoriser la rencontre : associer les jeunes à la vie des villages (par ex aller chercher la nourriture sans les animateurs).
    • Bâtir quelque chose : individu puis groupe puis village puis Frat. A ce titre, travailler avec les commissions concernées.
    • 12 villages :
      • Prévoir par village une église, un coin prière avec une croix, une icône…
      • Fonctionnement
      • Place de village
      • Equipe de mairie
      • La division des villages en quartiers/hameaux : sous-division au service d’une gestion plus aisée d’un plus petit nombre de frateux, proximité des animateurs, proximité des jeunes, déploiement de la notion de service….

Idée : Vivre en hameaux les vendredi et samedi puis prévoir le dimanche soir un dîner en village suivi de la Veillée en village.

  • Missions :
    • Grand Jeu : élaboration et mise en place du grand jeu (attention particulière aux handifrateux).
    • Intermèdes : élaboration d’un cadre des moments précédant les montées en chapiteau.
    • Boite à outils : élaboration d’outils d’animation mis à la disposition des mairies.
    • Journée des Mairies : organisation de la journée (contenu, forme, logistique…)
    • Veillée Accueil : élaboration et mise en place de la veillée d’accueil (attention particulière aux handifrateux).

Idée : prévoir un temps de groupe qui aboutit sur une mise en commun en village. L’action peut s’étaler sur les 3 jours puis prévoir une remontée en Chapiteau le lundi.

  • Veillée en village : refonte de la veillée (attention particulière aux handifrateux).
  • Temps d’envoi : élaboration et mise en place du temps en mairie précédant l’envoi sous le Chapiteau le dernier jour (attention particulière aux handifrateux).
  • Braderie : organisation de la journée (contenu, forme, logistique…)
  • Opération de communication : élaboration et mise en place d’une action simple à faire tous ensemble.
  • Temps diocésain : suivi matériel et logistique ???
  • Suivi des mairies :
    • Les accompagner dans la construction de leur projet via un suivi personnalisé et des supports (dossier des maires, projet pédagogique…).
    • Les accompagner dans la vie quotidienne du village : installation, rangement, matériel, horaires…
    • Cadrer les imaginaires : ils doivent être en lien direct avec le thème.
    • Travailler en lien avec les équipes diocésaines.
  • Lien avec les équipes de Scouts :
    • Travail pour rapprocher les équipes de mairies et les équipes de scouts rattachées aux villages.
    • Point d’attention : présenter les scouts dans les villages mais ne pas les faire participer aux activités comme s’ils étaient des frateux.
  • Travailler en lien avec Hand In Frat et les mairies.
  • Définition des besoins en sweats blancs et supplétifs
  • Dresser la liste de matériel nécessaire et la communiquer à la commission Algéco.
  • Prévoir son planning d’action durant le Frat.
  • Le responsable de commission est garant de l’aspect spirituel en amont et pendant le Frat : il aménage des temps sur place pour son équipe, il met en place des supports si besoin…

 

Pendant

  • Présence du responsable de commission à la réunion journalière de l’équipe d’animation.
  • Mise en place et gestion des divers temps.
  • Répondre aux problèmes des villages.
  • Ranger son matériel en fin de Frat.

 

Après

  • Faire son bilan de commission.
  • Faire un bilan entre responsable de commission et Saint Roch.
  • Regrouper les documents finaux essentiels élaborés au cours de l’année pour les archives de Saint Roch.

 

Composition de l’équipe

1 coordinateur Vie de Village

5 sous-commissions :

  • Témoins : cf Cahier des Charges
  • Carrefours : cf Cahier des Charges
  • Grand Jeu : 1 responsable de sous-commission + 3 membres
  • Veillée : 1 responsable de sous-commission + 3 membres
  • Envoi : 1 responsable de sous-commission + 3 membres

Budget

Frais de commission : Pas d’achats spécifiques identifiés liés à cette commission. Si besoins éventuels voir avec Saint Roch.

 

Agenda

  • Rencontre individuelle : entre le responsable de commission et Saint Roch.
  • ½ journée Responsable de commission et DD : présence du responsable de commission.
  • Pastorales : présence du responsable de commission.
  • WE de rentrée : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • Restreintes : présence du responsable de commission ou à défaut une personne de l’équipe.
  • Plénières : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • FAC 1 : présence non obligatoire.
  • Rendu du Livret à Saint Roch : lundi 2 mars 2014
  • FAC 2 : présence non obligatoire.
  • Journée des Mairies : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • WE de filage : présence de l’ensemble de la commission.
  • Braderie : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • Bilan : présence de l’ensemble de l’ensemble de l’équipe.
  • La commission se fait son calendrier de réunion.
  • La commission tient compte des deadlines pour les demandes de matériel.
Quelques points d’attention suite bilan 2015….
BILAN DES MAIRES – VDV 2015

 

Equipe de mairie :

  • Nombre d’adjoint :
    • 9 = bien (+ le maire + aumônier)
  • Rôle et place de l’aumônier :
    • Important de le trouver plus tot dans l’année
  • Répartition et charge de travail :
    • OK / ça fonctionne
  • Boite à outil
    • A garder / à enrichir
  • Orchestre / Utilité :
    • OUI, mais faire un cahier des charges plus précis pour éviter les frustrations
    • Bien de dissocier Orchestre et mairies
    • Mr Loyal est un membre de la mairie, pas de l’orchestre
  • Orchestre / Cohésion :
    • Faire participer l’orchestre aux réunions de prépa
    • Difficile pour certain = temps mort

 

Hygiène :

  • Toilettes
    • Les toilettes en dur ne sont pas nettoyées
    • Rajouter des poubelles = tampons/serviettes de filles
    • Souvent bouchés
    • +/- sale
  • Point d’eau : rampes à eau, douches
    • Des jeunes / animateurs se réveillent à 05h00 pour aller se doucher
    • Homogénéiser le discours sur les règles à appliquer pour les douches (horaires ?)
    • Donner un message CLAIR aux resp de groupe

 

Information au cours de l’année :

  • Dossier des Maires
    • Très utile
    • Garder la version complète = ne pas faire de version allégée
    • Garder la version numérique (scindée par partie)
    • Sortir les infos importantes pour les afficher dans les tentes mairies
  • Dossier des Aumôniers
    • OK / très bien = à donner aux DD
  • Projet animatif
    • Utile
    • A remettre plus tôt aux maires / A remette en plusieurs parties
    • Faire une réunion « projet » pendant l’année
  • Questionnaire
    • Pas fait = inutile
  • Réunion des Maires avant le FRAT
    • Au moins une en plus
  • Réunion des Maires pendant le FRAT
    • Durée OK (1 heure)
  • Réunion des Maires pendant le FRAT
    • Imposer une réunion maire / resp de gp le vendredi soir = donner les infos importantes
    • Midi : Resp de groupe en hameau
    • Soir : Tous les Resp de groupe
  • FAC
    • Il faut faire une présentation PPT claire
    • Offrir du temps aux maires pour montrer qu’ils font autre chose que de l’animatif
    • Manque de temps Maires / Resp de gp (mini 30 min ?)
    • Scinder resp de gp et animateurs (formation)
  • WE des Maires
    • Très bien / format à garder
    • Imposer aux adjoints de venir = obligatoire
    • Pas besoin des orchestres
  • Braderie / Pré FRAT
    • Electricité obligatoire : test matériel et orchestre
    • Tripod = c’est galère le camping / manger froid

 

Rythme :

  • Respect des horaires
    • Planning trop chargé
  • Lever
    • 15 min avant bien / mais pas plus
  • Coucher
    • Très bien

 

Grand Jeu :

  • Même équipe que pour les Carrefours
    • Très bien
  • Préparation en amont
    • WE maires très utile ! (mise en situation et rencontre avec la sous-com Gd Jeu)
  • Jeux
    • RAS
  • Jeunes en autonomie
    • Très bien !
  • Le dossier technique
    • Rajouter un plan précis (avec les entrés des villages)
    • Pb pour les animateurs pour se repérer dans le parc

Opération de com :

  • Mise en œuvre
    • Pas assez de temps libre pour faire les photos
  • Utilité
    • OUI

Carrefours :

  • Carrefours en village
    • OUI / Très bien
  • Mise en carrefour
    • OK
  • Absence de SOS Carrefour
    • Pas de pb, pas besoin
  • Mixité
    • OK

 

Scouts :

  • Relation Maires / Pio-Cara en amont
    • Pas ou peu = dommage
    • Par mail = OK / Physique = Difficile
  • Intendance
    • Quantité = très bien (voir trop)
    • PDJ difficile
    • Distribuer les repas en hameaux (en plus de le faire par groupe)

 

Prier :

  • Messes en village
    • Trop Tôt
    • Changer l’ordre : PDJ => Rangement => Messe (à 08h00)
  • Horeb
    • Pas le temps d’y aller
  • Temps spirituels en fin de veillée
    • RAS / OK
  • Temps spi en Mairie ?
    • Pas eu le temps
  • Carrefours des Mairies
    • Utilité : OUI
    • Faisabilité : Pas le temps

Temps post Reco :

  • Utilité
    • NON, si jeune dans le village, renvois vers le chapiteau
    • En revanche présence d’animateurs dans le village
  • Actions préparées
    • Rien

Chemins de la Prière :

  • Mettre les textes dans le livret serait plus efficace
  • Pb avec les porte-bannière : pas assez briefés, connaissent pas le chemin
  • Atelier Louange : très bien
  • Pb de timing : trop court / gros pb de décalage entre les groupes
  • Pb de régulation des temps de témoignages et des vocations : personnes pour les gérer
  • Témoins intéressant (voir plus intéressant que les « vrais » Témoins
  • Les chapelets ne se font pas au mégaphone
  • Intention de prière bien, mais ça a servit à quoi = que sont-elles devenues ?
  • A GARDER

 

Espace solidarité :

  • Idée
    • OK : ne pas changer
  • Logistique
    • Garder la récolte pendant la Braderie : Obligatoire

Veillées d’accueil :

  • Accueil des groupes par un adjoint aux portes du village
    • Oui, à garder = utile
  • Temps en groupe pour s’installer
    • Oui, à garder = utile
  • Temps d’animation / Format
    • Donner plus tôt le timing dispo pour faire la veillée
  • Changer le nom : ce n’est pas une veillée !!!

 

 

Ton Village :

  • Taille
    • Gérable
    • Place de village un peu petite
    • Place de hameau trop petite ou inexistante
  • Implantation
    • Podium mairie dans la prairie = très bien !
    • Bien (mieux) délimiter les entrées des villages
    • Sourceville et Pontoiseville : GROS pb de position des podiums
    • Parcville et Riveville : pb de bruit entre prodium
    • Genevièveville et Riveville : pb de bruit entre prodium
  • Installation de ta mairie
    • Il faut une tente de plus pour la mairie
    • Autoriser les mairies à apporter des barnums
    • Faire plus tôt la répartition des groupes dans les hameaux (et dans les villages)
  • Matériel
    • Rallonge cable VGA (ou HDMI)
    • Difficile de partager le Tripod avec les scouts (mairie le soir et scouts le matin)
    • Faire les podium 20cm plus haut (mairie plus visible si jeunes debouts)
    • Podium trop petit (à faire surtout plus large ou sinon au pire plus long)
    • Fournir plus de rubalise (cette année 6 rouleaux)
  • Hameaux
    • Pratique pour les repas et pour les rassemblements sur la place du village
    • Mais compliqué pour les groupes = surtout pour le diner
    • Homogénéiser les noms

Sécurité de ton village :

  • Veilleurs de jour
    • OK : à garder
  • Veilleurs de nuit
    • Faire une fiche explicative de la mission = à afficher dans la tente mairie

Imaginaire :

  • Gabriel
    • Sympa d’avoir un personnage récurent et commun à tous les villages
    • Personnage sous exploité
    • Dommage qu’il n’ai pas apparu dans le chapiteau
    • Mieux briefer et briefer plus tôt
    • Difficile à intégrer dans l’imaginaire
  • Période de l’histoire
    • OK : idée à garder
    • Période imposées : permet d’éviter que les mairies aient la même chose

 

Veillée en village :

  • Participation des animateurs
    • Cordon animateur : OK
  • Réception des jeunes
    • Moins de groupe : bonne chose : meilleur qualité
    • Jeunes plus attentifs / Moins de fuite vers les autres villages
    • Faire vivre d’avantage les hameaux
  • Organisation / 12 min :
    • Participation des groupes OK,
    • bcp de groupe arrivent pendant la veillée et veulent passer sur scène
    • 12 min c’est trop, ça fait peur aux resp de gp
    • Proposer plutôt 8 min, et rassurer que ce timing n’est pas impératif à respecter
    • Très bien, cela laisse d’avantage de temps pour la mairie pour faire vivre l’imaginaire

 

Relation avec la VdV :

  • Avant le FRAT : ton référent et le reste de l’équipe
    • Très bien
    • WE Mairie TOP pour l’intégration
  • Pendant le FRAT : présence dans ton village, présence au téléphone
    • Très bien
  • T-shirt :
    • Oui, à garder
    • Le même pour Mairie et orchestre
    • Interdire l’achat de sweat mairie
  • Fratbook
    • Pas utile = infos par mail plus rapide / plus pratique
  • Goodies
    • Pas de goodies = ou en tout cas le cadrer

Témoins :

  • Mettre d’avantage en avant les associations
  • Témoins plus ou moins bons
  • Arrêter les témoins « souffrance » (comme le MEJ)

Village FRAT:

  • Pas le temps d’y aller

Temps d’introduction / intermedes:

  • Timing :
    • trop juste, pas le temps de faire passer des groupes sur scène
  • Supports utilisés
    • NON
  • Jingle rassemblement
    • Problème pour l’entendre = trop loin pour les groupes du font
  • TOP
    • Se servir des hameaux pour les départs
    • Donner les TOP aux resp de gp (tricher et donner des TOP 15min plus tôt que les vrais)

 

Envoi en village :

  • Temps d’animation
    • Très bien pour ceux qui ont eu le temps de le faire
  • Format
    • Ne pas faire les répartitions par cars (ou trains) sur la place du village

Temps Dio :

  • Aucun intérêt

Sweats Blancs :

  • Une équipe par village = très bien, cela permet de faire connaissance / cohésion

Budget Mairie :

  • Très bien