Equipes diocésaines

Mission

J’ai rempli ma mission si j’ai facilité la mise en relation des groupes de mon diocèse et l’organisation du Frat.

 

Actions

Avant

  • Le délégué diocésain assure le suivi administratif de son équipe diocésaine qu’il communique à Saint Roch.
  • Fratbook :
    • Inscription de du référent Transport dans le groupe « Transport Equipes Diocésaines ».
    • A utiliser comme espace de partage et de stockage des documents de la commission.
    • A utiliser pour communiquer au sein de la commission et avec Saint Roch.
  • Etre le relais entre Saint Roch et les groupes ainsi qu’entre certaines commissions et les groupes (notamment Hand in Frat) : relais d’information tout au long de l’année et durant le Frat.
  • Assurer le suivi administratif des groupes à l’aide du support informatique :
    • Connaissance et maîtrise de l’outil pour aider les groupes.
    • Suivi des pré-inscriptions

Bien vérifier que chaque groupe a renseigné :

  • Le nombre définitif de personne composant le groupe (responsable de groupe, animateurs, jeunes) à la date donnée
  • La ventilation du groupe (combien de fille, de garçon, d’animateur homme, d’animateur femme, de prêtres, de sœur…).
  • Le bon nombre de Fratrie (une fratrie = au moins de 2 personnes appartenant au même foyer fiscal même si ces 2 personnes ne partent pas avec le même groupe : dans ce cas 1 seul des 2 groupes déclare la fratrie).
  • Suivi administratif : veiller à ce que les groupes envoient à Saint Roch le listing avec l’ensemble des personnes composant le groupe (nom + prénom + adresse postale + téléphone).
  • Suivi règlement :
    • Veiller au respect des deadline de règlement de l’acompte et du solde
    • Pour les groupes ayant des problèmes financiers faire part de l’existence de subvention au niveau du diocèse/Frat, faire jouer les dons et la solidarité.
  • Suivi des groupes :
    • Aide aux responsables de groupe : répondre aux questions, être présent, aide à trouver des animateurs si besoin, connaissance de la typologie des groupes…
    • Hand in frat : en lien avec la commission Hand in Frat, identifier les groupes ayant recours à cette commission, faciliter les échanges entre les groupes et la commission.
    • Transport : être en lien avec la commission Transport pour l’identification des lieux de départ des groupes, la communication auprès des groupes des informations logistiques.
  • Organiser les réunions destinées aux groupes (lancement, FAC, Braderie) :
    • Organisation logistique (lieu, matériel).
    • Organisation du contenu en lien avec Saint Roch.
  • Impulser une dynamique de diocèse via :
    • Un éventuel envoi au Frat en diocèse : temps complètement pris en charge par l’équipe diocésaine.
    • Temps diocésain : construction du temps diocésain qui se déroulera durant le Frat.
    • Réconciliation étant organisée pendant toute la durée du Frat: les équipes dios seront en charge de l’animation de la proposition, en relation avec les aumoniers de villages et la vie de village
    • L’organisation compte sur elles entre autre pour identifier prévenir et gérer les prêtres diocésains qui viendront au Frat.
    • La proposition étant nouvelle des réunions d’organisation spécifiques de ce temps seront organisées pour le Frat 2017.
  • Mairie des villages :
    • Proposition du Maire et de son équipe dont un aumônier : information à communiquer à la commission Vie de Village. Le Frat se réserve le droit de récuser un maire.
    • En lien avec la commission Vie de Village : suivi du projet de la mairie et des temps qui se dérouleront en village.
  • Braderie : remise aux groupes des dernières informations (notamment de transport) et du matériel (livrets, bracelets…)
  • Prévoir son planning d’action durant le Frat.

 

Pendant

  • Présence du délégué diocésain à la réunion journalière de l’équipe d’animation.
  •  Pour Lourdes Etre le relais d’information entre l’équipe d’animation et les responsables de groupe. Pour Jambville c’est la vie de village via les mairies qui assure cette mission
  • Présence auprès des groupes sous le Chapiteau et dans les villages : s’assurer que tout va bien, régler les éventuels problèmes/conflits…
  • Présence auprès des mairies : présence aux réunions entre les maires et les responsables de groupes, maraudes dans les villages (notamment au moment du couché).
  • Réalisation du temps diocésain.
  • Aide à l’ensemble des commissions en ayant besoin.
  • Ranger son matériel en fin de Frat.

 

Après

  • Faire son bilan d’équipe.
  • Faire un bilan entre le délégué diocésain et Saint Roch.
  • Regrouper les documents finaux essentiels élaborés au cours de l’année pour les archives de Saint Roch.

 

 

Composition de l’équipe

1 délégué ou 1 couple de délégué diocésain

1 référent administratif maîtrisant l’outil informatique

1 référent transport

1 aumônier

Des membres créatifs pour la mise en place du temps diocésain

 

Les membres des pastorales des jeunes des diocèses pourront se rendre au Frat en sus de l’équipe diocésaine présente à l’année auprès de Saint Roch.

Budget

Frais de commission : Pas d’achats spécifiques identifiés liés à cette commission. Si besoins éventuels voir avec Saint Roch.

Agenda

  • Rencontre individuelle : entre le délégué diocésain et Saint Roch.
  • ½ journée Responsable de commission et DD : présence du délégué diocésain.
  • WE de rentrée : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • Restreintes : présence du délégué diocésain ou à défaut une personne de l’équipe.
  • Plénières : présence de l’ensemble de l’équipe.

Les réunions entre les équipes diocésaines et Saint Roch auront lieu en début d’après-midi

  • Lancement en diocèse : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • FAC 1 : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • FAC 2 : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • FAC3 : Présence de l’ensemble de l’équipe 
  • Journée des Maires : présence à définir avec la commission Vie de Village.
  • WE de filage : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • Braderie : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • Bilan : présence de l’ensemble de l’ensemble de l’équipe.
  • L’équipe diocésaine se fait son calendrier de réunion.

Communication

Mission

J’ai rempli ma mission si ….

J’ai assuré dans l’année la promotion de l’événement auprès des jeunes sur les réseaux sociaux presse et autres.

Si la presse relaie massivement l’événement.

Si Frat TV bat le records de vues de l’année précédente …

Composition de l’équipe :

Un responsable de com

Deux à trois personnes sur la production de contenu et développement d’idées de com.

Un web master

Pendant l’année une équipe vidéo – 1 cadreur et un monteur.

Un chargé de relation presse

Pendant le Frat sur Frat TV :

Idéalement rajouter 2 équipes monteurs cadreur.

Un ou deux présentateurs de l’emission qui peuvent être les même que les producteurs de contenu

La préparation du Frat

 

Suivi administratif – Relation secrétariat général

 

Utilisation des outils mise à disposition par le Frat :

Fratbook – organisation.frat.org- intranet ou plateforme d’inscription- site institutionnel Frat.org- Thésaurus dans le drive du Frat

 

Besoins logistiques et matériel – relation avec la com. Algeco

Identifier ses demandes

 

Agenda – Rétro planning

A l’aide du planning de l’année – identifier les dead lines diverses et variées –pour votre équipe et en fonction de vos demandes aux tiers

Plénières : Tous

Restreintes : Responsable de com

Pastorales : Responsable de com sur le deuxième

 

Interaction avec les autres commissions :

 

Liturgie : Identifier les demandes de reportages d’avant Frat

Carrefours : Voir si besoin d’un film de présentation des carrefours

 

Frat boutique : Voir besoin de pub vidéo à mettre en ligne avant le Frat

 

Handifrat : Voir demande de com spécifique

Témoins :Voir demande de com spécifique

Transports :Voir demande de com spécifique

Vie de village :Voir demande de com spécifique

 

 

Budget :

Frais de commission :

Achats spécifiques identifiés liés à cette commission.

Faire une demande avec devis de toute location de matériel Audio visuel

Voir avec Algeco le matériel d’installation du plateau

 

Transport

Mission

J’ai rempli ma mission si durant le Frat les frateux sont arrivés à l’heure prévue sans problèmes et si j’ai réussi à les faire partir dans le timing imposé.

 

Actions

Avant

  • Le responsable de commission assure le suivi administratif de son équipe qu’il communique à Saint Roch.
  • Fratbook :
    • A utiliser comme espace de partage et de stockage des documents de la commission.
    • A utiliser pour communiquer au sein de la commission et avec Saint Roch.
  • Organisation de l’aller.

Récupération des données des inscriptions auprès de Saint roch

Identifier les besoins et volume en terme de transport.

Identifier avec les équipes diocésaines ( correspondant transport) les points de départs retenus

Faire la répartition des groupes sur les points de départs

Recruter et former les équipes d’encadrement aux départs

  • Organisation du retour

Établir le planning d’arrivées des cars sur site

Communication avec les transporteurs pour respects de ces consignes.

Gestion de l’appel des groupes dans le parc ( collaboration avec Vd Village) pour montée vers la grille

 

  • Fournitures des données concernant les transport à l’équipe accueil et aux équipes diocésaines.
    • Pourvoir renseigner au mieux les groupes durant le Frat.
    • Savoir qui contacter en cas de besoin.
  • Dresser la liste de matériel nécessaire à la commission et la communiquer à la commission Algéco.
  • Prévoir son planning d’action durant le Frat.
  • Le responsable de commission est garant de l’aspect spirituel en amont et pendant le Frat : il aménage des temps sur place pour son équipe, il met en place des supports si besoin…

Pendant

  • Gestion des arrivées et des départs
  • Management de l’équipe de régulation du trafic
  • Management à la grille
  • Présence du responsable de commission à la réunion journalière de l’équipe d’animation.

Après

  • Faire son bilan de commission
  • Faire un bilan entre responsable de commission et Saint Roch
  • Regrouper les documents finaux essentiels élaborés au cours de l’année pour les archives de Saint Roch.

 

 

Composition de l’équipe

4 personnes

Personne connaissant le fonctionnement des transports

Une compétence sur excel pour établissement des  répartitions départs et arrivées

Budget

Frais de commission : Pas d’achats spécifiques identifiés liés à cette commission. Si besoins éventuels voir avec Saint Roch.

 

Agenda

  • Rencontre individuelle : entre le responsable de commission et Saint Roch.
  • ½ journée Responsable de commission et DD : présence du responsable de commission.

Vie de village

Mission

J’ai rempli ma mission si j’ai offert aux jeunes un espace de vie spirituel et ludique au sein de leurs village.

Actions

La commission Vie de Village regroupe les sous-commissions Témoins, Carrefours, Grand Jeu, Veillée et Envoi pour des raisons de cohérence et des facilités logistiques.

Un travail transversal est donc à mettre en place entre ces 5 sous-commissions.

Avant

  • Le responsable de commission assure le suivi administratif de son équipe qu’il communique à Saint Roch.
  • Le responsable de commission travaille en lien avec les 5 responsables de sous-commission pour assurer une transversalité et une cohérence logistique.
  • Le responsable de commission travaille en collaboration directe et constante avec les mairies et les équipes diocésaines.
  • Fratbook :
    • A utiliser comme espace de partage et de stockage des documents de la commission.
    • A utiliser pour communiquer au sein de la commission et avec Saint Roch.
  • La Vie de Village portera une attention particulière à relier les activités au thème de l’année.
  • Travailler sur :
    • L’identité du groupe : leur donner un temps pour qu’ils existent par rapport aux autres groupes du village.
    • L’expression du jeune.
    • La notion de service + favoriser la rencontre : associer les jeunes à la vie des villages (par ex aller chercher la nourriture sans les animateurs).
    • Bâtir quelque chose : individu puis groupe puis village puis Frat. A ce titre, travailler avec les commissions concernées.
    • 12 villages :
      • Prévoir par village une église, un coin prière avec une croix, une icône…
      • Fonctionnement
      • Place de village
      • Equipe de mairie
      • La division des villages en quartiers/hameaux : sous-division au service d’une gestion plus aisée d’un plus petit nombre de frateux, proximité des animateurs, proximité des jeunes, déploiement de la notion de service….

Idée : Vivre en hameaux les vendredi et samedi puis prévoir le dimanche soir un dîner en village suivi de la Veillée en village.

  • Missions :
    • Grand Jeu : élaboration et mise en place du grand jeu (attention particulière aux handifrateux).
    • Intermèdes : élaboration d’un cadre des moments précédant les montées en chapiteau.
    • Boite à outils : élaboration d’outils d’animation mis à la disposition des mairies.
    • Journée des Mairies : organisation de la journée (contenu, forme, logistique…)
    • Veillée Accueil : élaboration et mise en place de la veillée d’accueil (attention particulière aux handifrateux).

Idée : prévoir un temps de groupe qui aboutit sur une mise en commun en village. L’action peut s’étaler sur les 3 jours puis prévoir une remontée en Chapiteau le lundi.

  • Veillée en village : refonte de la veillée (attention particulière aux handifrateux).
  • Temps d’envoi : élaboration et mise en place du temps en mairie précédant l’envoi sous le Chapiteau le dernier jour (attention particulière aux handifrateux).
  • Braderie : organisation de la journée (contenu, forme, logistique…)
  • Opération de communication : élaboration et mise en place d’une action simple à faire tous ensemble.
  • Temps diocésain : suivi matériel et logistique ???
  • Suivi des mairies :
    • Les accompagner dans la construction de leur projet via un suivi personnalisé et des supports (dossier des maires, projet pédagogique…).
    • Les accompagner dans la vie quotidienne du village : installation, rangement, matériel, horaires…
    • Cadrer les imaginaires : ils doivent être en lien direct avec le thème.
    • Travailler en lien avec les équipes diocésaines.
  • Lien avec les équipes de Scouts :
    • Travail pour rapprocher les équipes de mairies et les équipes de scouts rattachées aux villages.
    • Point d’attention : présenter les scouts dans les villages mais ne pas les faire participer aux activités comme s’ils étaient des frateux.
  • Travailler en lien avec Hand In Frat et les mairies.
  • Définition des besoins en sweats blancs et supplétifs
  • Dresser la liste de matériel nécessaire et la communiquer à la commission Algéco.
  • Prévoir son planning d’action durant le Frat.
  • Le responsable de commission est garant de l’aspect spirituel en amont et pendant le Frat : il aménage des temps sur place pour son équipe, il met en place des supports si besoin…

 

Pendant

  • Présence du responsable de commission à la réunion journalière de l’équipe d’animation.
  • Mise en place et gestion des divers temps.
  • Répondre aux problèmes des villages.
  • Ranger son matériel en fin de Frat.

 

Après

  • Faire son bilan de commission.
  • Faire un bilan entre responsable de commission et Saint Roch.
  • Regrouper les documents finaux essentiels élaborés au cours de l’année pour les archives de Saint Roch.

 

Composition de l’équipe

1 coordinateur Vie de Village

5 sous-commissions :

  • Témoins : cf Cahier des Charges
  • Carrefours : cf Cahier des Charges
  • Grand Jeu : 1 responsable de sous-commission + 3 membres
  • Veillée : 1 responsable de sous-commission + 3 membres
  • Envoi : 1 responsable de sous-commission + 3 membres

Budget

Frais de commission : Pas d’achats spécifiques identifiés liés à cette commission. Si besoins éventuels voir avec Saint Roch.

 

Agenda

  • Rencontre individuelle : entre le responsable de commission et Saint Roch.
  • ½ journée Responsable de commission et DD : présence du responsable de commission.
  • Pastorales : présence du responsable de commission.
  • WE de rentrée : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • Restreintes : présence du responsable de commission ou à défaut une personne de l’équipe.
  • Plénières : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • FAC 1 : présence non obligatoire.
  • Rendu du Livret à Saint Roch : lundi 2 mars 2014
  • FAC 2 : présence non obligatoire.
  • Journée des Mairies : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • WE de filage : présence de l’ensemble de la commission.
  • Braderie : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • Bilan : présence de l’ensemble de l’ensemble de l’équipe.
  • La commission se fait son calendrier de réunion.
  • La commission tient compte des deadlines pour les demandes de matériel.

Sweats Blancs

Mission

J’ai rempli ma mission si durant le Frat j’ai participé au bon déroulement des temps concoctés par les autres commissions. Pour ce faire, je me mets au service des groupes et des autres commissions.

Actions

Avant

  • Le responsable de commission assure le suivi administratif de leur équipe qu’il communique à Saint Roch.
  • Fratbook :
    • A utiliser comme espace de partage et de stockage des documents de la commission.
    • A utiliser pour communiquer au sein de la commission et avec Saint Roch.
  • Recrutement de l’aumônier des SB.
  • Recrutement des membres qui composeront la commission : chef d’équipe et membres des équipes en tenant compte autant que possible des équilibres suivants :
    • 50% d’anciens – 50% de nouvelles recrues
    • 50% de fille – 50% de garçon

Ne pas hésiter à associer les anciens SB au recrutement : ils connaissent du monde.

Prévoir une communication à ce sujet durant les FAC et sur le site du Frat.

  • Former les équipes avec l’aide des chefs d’équipes.
  • Recensement des besoins des commissions et mise en place d’un planning.
    • Travailler en lien avec la commission Transports pour connaître les horaires d’arrivée et de départ pour la mise en place du dispositif transport.
    • Travailler en lien avec la commission Liturgie pour anticiper au mieux les mouvements qui auront lieu au cours des célébrations.
    • Travailler en lien avec la commission Vie de Village pour connaître les activités prévues en village nécessitant la présence des SB (Carrefours, Grand Jeu, Témoins, Veillées…)
    • Travailler en lien avec les commissions Vie de Village et Sécurité sur la mise en place du dispositif « ronde » le soir au moment du couché.
    • Travailler en lien avec les Décors pour constituer une équipe SB « Décors ».
    • Travailler en lien avec la commission Liturgie pour constituer une équipe « Technique » dans le Chapiteau.
    • Se mettre en lien avec la commission Hand in Frat au sujet de leur zone dans le Chapiteau : nombre de place disponibles, personnes autorisées à y être, processus pour y accéder. Venir en aide si besoin.
  • Calcul  du temps de trajet de montée au chapiteau de chaque village et détermination des horaires de top. Définition des chemins empruntés par les villages pour monter au Chapiteau. Information à donner à la commission Vie de Village qui la transmet aux mairies.
  • Réunir les chefs d’équipes tout au long de l’année pour les informer des avancées des commissions et des tâches qui vont leur être données. Cela permettra de les associer au travail et de créer une cohésion.
  • Prévoir une réunion avec l’ensemble de la commission afin de donner corps à l’équipe et de permettre à chacun de se connaître.
  • Récupérer les Carrefours de l’équipe d’animation préparé par la sous-commission Carrefours et les adapter si besoin.
  • Création et impression des documents nécessaire à la vie de la commission sur place.
  • Dresser la liste de matériel nécessaire et la communiquer à la commission Algéco.
  • Communiquer à Saint Roch les besoins en nourriture et boissons.
  • En lien avec l’aumônier SB, le responsable de commission est garant de l’aspect spirituel en amont et pendant le Frat : il aménage des temps sur place pour son équipe, il met en place des supports si besoin…

 

Pendant

  • Présence du responsable de commission à la réunion journalière de l’équipe d’animation.
  • Transport :
    • Les sweats blancs restent sur le site de Jambville – L’extérieur est affecté aux supplétifs
    • Arrivée des cars : aide au déchargement des cars (bagages et frateux) et indications aux groupes de la direction à suivre.
    • Départ des cars : aide aux chargements des cars (bagages et frateux).
  • Chapiteau :
    • S’assurer de la fluidité des mouvements de foule dans l’ensemble du parc.
    • Dédier 2 personnes au top : travail en lien avec la Vie de Village.
    • Assurer le bon déroulement des chargements et déchargements du Chapiteau.
    • Assurer le gardiennage du Chapiteau durant les temps hors célébration.
    • Aide au bon déroulement des célébrations en lien avec la commission Liturgie.
    • Equipe technique : travail en lien avec la liturgie et les équipes techniques professionnelles (tenir les câbles des caméras…)
  • Décors : équipe dédiée à la commission Décors pour aider à la construction et mise en place des décors de chaque célébration.
  • Renfort de l’organisation de l’équipe des supplétifs.
    • Les supplétifs sont amenés à solliciter les sweats blancs pour certaines missions à assurer pendant le Frat…
    • La coordination se fait avant le Frat entre les responsables de commission
      • Villages :
        • Assurer les rondes du soir au moment du coucher des jeunes. Relève assurée par l’équipe Sécurité des supplétifs.
        • Présence aux seins des villages pour assurer le bon déroulement des divers temps (Carrefours, Grand Jeu, Témoins, Veillées…).
      • Etre à la disposition des autres commissions ayant besoin d’aide aux derniers moments.
      • Aide au rangement des autres commissions.
    • Ranger son matériel en fin de Frat.

 

Après

  • Faire son bilan de commission avec l’ensemble de l’équipe et/ou avec les chefs d’équipe.
  • Faire un bilan entre responsable de commission et Saint Roch
  • Regrouper les documents finaux essentiels élaborés au cours de l’année pour les archives de Saint Roch.

 

 

Composition de l’équipe

2 responsables de commission

1 aumônier

10 équipes composées d’1 chef d’équipe et de 4 membres.

Profil : étudiants, jeunes dynamiques dans une démarche de service.

 

Ne pas hésiter à sur staffer pour prévenir les défections de dernière minute

 

 

Budget

Frais de commission : Pas d’achats spécifiques identifiés liés à cette commission. Si besoins éventuels voir avec Saint Roch.

 

 

Agenda

  • Rencontre individuelle : entre le responsable de commission et Saint Roch.
  • ½ journée Responsable de commission et DD : présence du responsable de commission.
  • WE de rentrée : présence du responsable de commissions, de l’aumônier et des chefs d’équipes si possible.
  • Restreintes : présence du responsable de commission et de l’aumônier.
  • Plénières : présence du responsable de commission, de l’aumônier et des chefs d’équipes si possible.
  • FAC 1 : présence non obligatoire
  • FAC 2 : présence non obligatoire
  • Filage Liturgie : présence du responsable de commission.
  • WE de filage : présence du responsable de commission, de l’aumônier et des chefs d’équipes.
  • Braderie : présence de l’ensemble de l’équipe ???
  • Bilan : présence du responsable de commission, de l’aumônier et des chefs d’équipes.
  • La commission se fait son calendrier de réunion.
  • La commission tient compte des deadlines pour les demandes de matériel.

Points d’attention suite Bilan 2015

Objectifs :

  • Fédérer les CE : objectif atteint. Implication de chaque CE chacun à sa façon. La connaissance de l’amont a permis une bonne implication sur place.
  • Donner un autre regard des SB : atteint.

Amont :

  • Connaissance des autres membres de commission : a aidé pour le travail sur place.
  • Se sont sentis investis et impliqués.
  • Se sont sentis valorisés.
  • Bien de formaliser les actions pour être d’accord sur le process.
  • Avoir travaillé en sous-commission est une bonne chose. Organisation et thématique des sous-commissions est à revoir. Travail en binôme a été apprécié.
    • Grille d’activité des SB
    • Animation des SB (talki spi, jeu…)
    • Logistique et intendance
    • Communication
    • Formation des SB
  • Point d’attention sur le rythme entre le travail des SB et des autres commissions.
  • Beaucoup de travail en ligne : pratique pour communiquer. Participatif et collaboratif.
  • Organisation de réunion à 13 personnes : à revoir car trop nombreux donc pas de réelle avancée.
  • Braderie : invitation de l’ensemble des SB pas forcément utile. Ne garder que les CE.
  • FAC : très important car aide des animateurs sous le Chapiteau.
  • Communication avec les différentes commissions à améliorer.
  • Très content de l’aumônier.

Sur place :

  • Affectation d’une équipe par village : TB. Bonne relation avec les mairies.
  • Les activités qui n’étaient pas bien explicitées ont générées des flous et des demandes de « pourquoi on est là ? ».
  • Parfois difficultés à recevoir les missions de la part des supplétifs.

=) Attention à donner des missions bien différentes à chacun.

  • Pas besoin d’avoir des supplétifs aux abords du Chapiteau : peut être assuré par les SB.
  • Sweat SOS : apprécié. Slogan a été repris par l’aumônier pour lancer les journées.

=) Générateur de bonne humeur.

  • Pb sur l’envoi : manque d’information entre les commissions qui en sus ne parlent pas le même langage. Certains parlent groupe, d’autres villages, etc…
  • Chargement et déchargement : très bon timing.
  • Présence dans la Parc le soir : ne se sont pas trouvés utiles.
  • Orangerie : bien d’avoir une salle. Pour l’intendance peut-être serait-il intéressant d’avoir l’intendance là où est celle des sweats bleus au Château.
  • Journées trop intenses.

Supplétifs

Mission

J’ai rempli ma mission si durant le Frat j’ai permis aux commissions de se concentrer sur leur mission première tout en bénéficiant d’un support humain en sus de leur effectif.

Actions

Avant

  • Le responsable de commission assure le suivi administratif de leur équipe qu’il communique à Saint Roch.
  • Fratbook :
    • A utiliser comme espace de partage et de stockage des documents de la commission.
    • A utiliser pour communiquer au sein de la commission et avec Saint Roch.
  • Recruter les membres qui composeront la commission.
  • Recruter des profils spécifiques en fonction des demandes des commissions.
  • Définition du nombre de personne composant l’équipe fonction des demandes intervenants au cours de l’année : prévoir un recrutement plus important en nombre pour pouvoir traiter les demandes inattendues sur place.
  • Recensement des besoins des commissions et mise en place d’un planning.
    • Travailler en lien avec la commission Transports pour connaître les horaires d’arrivée et de départ pour la mise en place du dispositif transport.
    • Travailler en lien avec les commissions Vie de Village et Sécurité sur la mise en place du dispositif « ronde » le soir au moment du couché.
    • Braderie : en lien avec les commissions Sécurité et Vie de Village, mise en place d’un dispositif assurant les entrées et les sorties des véhicules des groupes venant installer leurs tentes.
    • Le dernier jour du Frat : en lien avec les commissions Sécurité et Vie de Village, mise en place d’un dispositif assurant les entrées et les sorties des véhicules des groupes venant désinstaller leurs tentes.
    • Travail en lien avec l’ensemble des commissions ayant un besoin.
  • Dresser la liste de matériel nécessaire et la communiquer à la commission Algéco.
  • Le responsable de commission est garant de l’aspect spirituel en amont et pendant le Frat : il aménage des temps sur place pour son équipe, il met en place des supports si besoin…

 

Pendant

  • Présence du responsable de commission à la réunion journalière de l’équipe d’animation.
  • Gestion des missions identifiées avec les commissions en amont.
  • Gestion des demandes de dernière minute dans la mesure du possible.
  • Permanence au Château pour être visible de toutes les commissions.
  • Transport :
    • Arrivée des cars : aide au déchargement des cars (bagages et frateux) et indications aux groupes de la direction à suivre.
    • Départ des cars : aide aux chargements des cars (bagages et frateux).
    • Présence à la gare à l’arrivée : déchargement des trains (bagages et frateux) et remplissage des cars (frateux)
    • Présence à la gare au départ : déchargement des cars (bagages et frateux) et remplissage des trains (frateux)
  • Villages :
    • Assurer les rondes du soir au moment du coucher des jeunes. Relève des 1ères rondes qui sont assurées par les SB.
    • Assurer les rondes en journée durant les temps de célébration.
    • Le dernier jour du Frat : assurer le bon déroulement du dispositif d’entrée et de sorties des véhicules des groupes venant désinstaller leurs tentes.
  • Ranger son matériel en fin de Frat.
  • Aide au rangement des autres commissions.

 

Après

  • Faire son bilan de commission.
  • Faire un bilan entre responsable de commission et Saint Roch.
  • Regrouper les documents finaux essentiels élaborés au cours de l’année pour les archives de Saint Roch.

 

 

Composition de l’équipe

Nombre fonction des demandes des commissions : prévoir des personnes en plus pour pouvoir pallier aux demandes de dernière minutes non identifiées en amont.

Prévoir quelques personnes connaissant le Frat.

Personne au service, aimant aider, polyvalente.

 

 

Budget

Frais de commission : Pas d’achats spécifiques identifiés liés à cette commission. Si besoins éventuels voir avec Saint Roch.

 

Agenda

  • Rencontre individuelle : entre le responsable de commission et Saint Roch.
  • ½ journée Responsable de commission et DD : présence du responsable de commission.
  • WE de rentrée : présence de l’ensemble de l’équipe si possible.
  • Restreintes : présence du responsable de commission ou à défaut une personne de l’équipe.
  • Plénières : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • FAC 1 : présence non obligatoire.
  • FAC 2 : présence non obligatoire.
  • WE de filage : présence de l’ensemble de la commission.
  • Braderie : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • Bilan : présence de l’ensemble de l’ensemble de l’équipe.
  • La commission se fait son calendrier de réunion.
  • La commission tient compte des deadlines pour les demandes de matériel.

Points d’attention suite Bilan 2015

 

 

AMONT

  • Inscription et paiement avant FRAT : réelle décharge ! Top.
  • Interface d’inscription à revoir : ne pas avoir à retaper les données personnelles.
  • Trouver une solution pour que sur le formulaire il y ait les demandes des responsables de comm et de St Roch.
  • 115 personnes contactées pour la présence de 40 personnes. Suivi des présences, relances, acceptation est compliqué et fastidieux.
  • Pas de réunion : éventuellement à revoir. Objectif : présenter les missions + cohésion d’équipe.
  • La Braderie devait servir de cohésion mais le planning n’a pas permis de se poser réellement. ¾ des effectifs présents.
  • Communication difficile avec les SB. Les sujets ne se traitaient pas toujours avec les responsables + demandaient des justifications = fatiguant. Pb de rythme.
  • Braderie :
    • Filage : pas adapté aux membres des équipes. Mais très important sur les responsables de commission.
    • Samedi PM :
      • Explication des missions : TB
      • Intervention sécurité : contenu bien mais discours pas adapté + manquait de concret. Nécessaire mais forme à revoir.
    • Panneau extérieur : pas top. Création d’un kit avec photo des emplacements des panneaux à l’extérieur du Parc.

=) Ecriture d’un retour d’expérience.

  • 3 semaines avant le FRAT : beaucoup de travail dû aux nombres de personnes. Notamment sur les arrivées, co-voiturage…

 

 

 

PENDANT

  • Travail avec les SB : sans soucis.
  • Attention à ne pas faire de doublon entre les équipes de SB et les Supplétifs.
  • Planning sur place : bonne gestion.
  • 40 personnes : bon nombre de personne
    • Ont été occupées quasiment tout le temps (transport, chargement).
    • Parfois doublon avec les SB : permettait à chacun de se reposer.
    • Rythme de la commission : TB dans l’ensemble.
    • Certains insatisfaits car voulaient faire plus.
    • Faire attention à faire des vrais temps off et des vrais temps de mission pour éviter d’être tout le temps en mi-action et donc se sentir un peu inutile.

=) Pense à proposer d’autres choses à faire – Proposer des activités spi car il y a un vrai manque : avoir un prêtre. Avoir quelqu’un qui soit à l’écoute.

  • Sur certaines missions : mise en place de profils bien définis + parfois mise en place de référent pour « driver ».
  • Aspect de rencontre marche bien du fait qu’il n’y a pas d’équipe et que les gens ne travaillent pas toujours avec les mêmes. Un petit manque sur une cohésion globale.

=) Trouver des moments clefs pour dynamiser.

  • Emplacement au Château avec l’accueil : pas terrible. Nécessité d’avoir une salle + un stand où les responsables de comm puissent passer. Proximité avec la VDV : nécessaire.
  • Matériel : bien servi. Bonne disponibilité de l’équipe Algéco.
  • TW : technique très bien. Canaux peut être à revoir pour les équipiers. Très bien d’avoir le canal sécu = canal supplétif.

Pour les 2 responsables de comm : nécessité d’avoir 4 TW.

  • Attention aux fréquences sous le Chapiteau qui marchent mal.
  • Croix rouge : ne réponde pas sur le canal de la santé.
  • Plan fait par la comm accueil : top
  • Créer un signe distinctif pour être reconnaissable.
  • Gilets fluos : top
  • Vélos : nécessité d’en avoir plus que 3 en permanence.
  • Couchage : vrai problème à dormir en tente alors que les missions sont difficiles physiquement.
  • Transport :
    • Pb de communication avec la commission transport.
    • Ecriture des fiches dispositif arrivée et départ de chaque gare.
    • Garder 2 gares.
    • Manque de barrières vauban aux gares.
  • Travailler les process d’alertes + règles qui soient cohérentes.

Hand in Frat

Mission

J’ai rempli ma mission si durant le Frat j’ai répondu aux attentes des groupes venant avec des jeunes ayant des problématiques spécifiques ne leur permettant pas de vivre le Frat comme un frateux lambda.

 

 

Actions

Avant

  • Le responsable de commission assure le suivi administratif de son équipe qu’il communique à Saint Roch.
  • Fratbook :
    • A utiliser comme espace de partage et de stockage des documents de la commission.
    • A utiliser pour communiquer au sein de la commission et avec Saint Roch.
  • Prendre connaissance des groupes concernés par la problématique Hand in Frat (handicaps mentaux et physique ponctuelle ou non, allergies alimentaires, injections…) via le site oragnisation.frat.org.
  • Préparer les formulaires qui seront en ligne sur le site organisation.frat.org.
  • Se mettre en lien avec les groupes pour connaître leurs demandes et y répondre dans la mesure du possible : être présent aux réunions dédiées aux groupes (lancement, FAC, Braderie), à la Journée des Mairies (à voir avec la commission Vie de Village).
  • Identifier les « accompagnants ».
  • Définir un référent (membre de la commission) par diocèse.
  • Travailler auprès des groupes en lien avec les équipes diocésaines.
  • Donner les informations recensées à la commission Santé.
  • Donner les informations recensées aux villages et équipe diocésaines.
  • Gérer les réservations de lits.
  • Gérer la zone Hand in Frat dans le Chapiteau : nombre de place disponibles, personnes autorisées à y être, processus pour y accéder. Donner ces informations à la commission SB qui pourra aider.
  • Vérifier la quantité des badges permettant l’accès à la zone Hand in Frat et en recommander si nécessaire.
  • Préparer le planning de navette : arrivée, montée et descente du Chapiteau, départ.
  • En lien avec Saint Roch, réservez les véhicules.
  • Préparer les Carrefours adaptés en lien avec la commission Carrefours.
  • Se mettre en lien avec la commission Grand Jeu pour prévoir des étapes adaptées aux jeunes handicapés.
  • Recenser le nombre de frigos et de micro-ondes mis à disposition dans le Par cet définir des zones. Indiquer aux villages à quelle zone ils se rattachent.
  • Prendre connaissances de la composition des menus du Frat pour répondre aux problématiques allergiques.
  • Dresser la liste de matériel nécessaire et la communiquer à la commission Algéco.
  • Prévoir son planning d’action durant le Frat.
  • Le responsable de commission est garant de l’aspect spirituel en amont et pendant le Frat : il aménage des temps sur place pour son équipe, il met en place des supports si besoin…

 

Pendant

  • Présence du responsable de commission à la réunion journalière de l’équipe d’animation
  • Assurer une permanence au secrétariat.
  • Assurer l’accueil des jeunes intégrés à Hand in Frat et de leurs « accompagnants ».
  • Gestion des prêts de fauteuils et béquilles.
  • Installation de la zone Hand in Frat sous le Chapiteau : délimitation au sol + mise en place des chaises ou banc si nécessaires.
  • Gestion de la zone Hand in Frat sous le Chapiteau pendant les célébrations, chargement et déchargement.
  • Gestion des navettes : arrivée, montée et descente du Chapiteau, départ.
  • Gestion des lits.
  • Gestion de l’accès aux frigos et micro-onde ??? fait par les maires ?? leur donner la clef ??
  • Gestion des Carrefours adaptés.
  • Répondre aux problématiques Hand in Frat de dernière minute dans la mesure du possible.
  • En fin de Frat : faire le tour des lieux utilisés (hébergement, frigos, micro-onde) pour vérifier que tout est bien remis en place
  • Ranger son matériel en fin de Frat.

 

Après

  • Faire son bilan de commission.
  • Faire un bilan entre responsable de commission et Saint Roch.
  • Regrouper les documents finaux essentiels élaborés au cours de l’année pour les archives de Saint Roch.

 

 

Composition de l’équipe

7 personnes au total

Conducteurs + accompagnateur : prévoir des binômes.

Personnes sensibles aux handicaps.

Personnes capables d’imaginer des activités adaptées : connaissance du handicap et de la manière d’adapter des activités pour le plus grand nombre de jeunes handifrateux.

Personne ferme pour éviter les débordements et les « squats » dans la zone Hand in Frat.

 

Budget

Frais de commission : Pas d’achats spécifiques identifiés liés à cette commission. Si besoins éventuels voir avec Saint Roch.

 

Agenda

  • Rencontre individuelle : entre le responsable de commission et Saint Roch
  • ½ journée Responsable de commission et DD : présence du responsable de commission.
  • WE de rentrée : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • Restreintes : présence du responsable de commission ou à défaut une personne de l’équipe.
  • Plénières : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • Lancement en diocèse : présence du référent de chaque diocèse.
  • FAC 1 : présence du référent de chaque diocèse.
  • FAC 2 : présence du référent de chaque diocèse.
  • Journée des Mairies : présence à définir avec la commission Vie de Village.
  • WE de filage : présence de l’ensemble de la commission.
  • Braderie : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • Bilan : présence de l’ensemble de l’ensemble de l’équipe.
  • La commission se fait son calendrier de réunion.
Points d’attention Bilan 2015

 

 

CHIFFRES AVANT LE FRAT

Nombre de dossiers traités  avant le FRAT (avec fiche reçue) : 299 ; nombre de groupes concernés : 93

  •  personnes à mobilité réduite : 62 dont 6 fauteuils (+ 2 le dimanche)
  • problème de santé, maladie : 48  dont 7 diabètes insulino-dépendants
  • déficience mentale : 26
  • Allergies alimentaires : 100  dont 41 graves avec protocole d’intervention d’urgence. 
  • Allergies médicamenteuses : 42

Autres allergies et problèmes mineurs: 23

Demandes  par les groupes de composition des plats du FRAT pour contact avec les parents  et vérification de la tolérance aux repas :  85

Demandes frigos : 79 réparties comme suit :

Frigo + micro-ondes St Damien : Ste Geneviève : 9 ;  St Louis  : 1 

Frigo+ micro-ondes Petite Ferme : Sourceville : 3 ; Espritville : 6 ; Saintinville : 5 ; Pontoiseville : 6

Frigo + micro-ondes Cepac : St Denisville : 6 ; Créteilville : 10 ; Essonnienville : 9 

Frigo+micro-ondes Cheftaines : Natville : 10 ; Rivesville : 5 ; Parcville : 9 

Demandes de frigo pour traitement médicamenteux au frais à l’infirmerie : 6

Demandes de soins  et injections :  6

Nombre de dossiers ouverts sans retour de fiche (« en attente »)avant le FRAT : 21  dont  13  personnes non identifiées au début du FRAT avec allergies alimentaires ou médicamenteuse non précisées.

Nombre de groupes n’ayant pas renvoyé les fiches sur nombre de groupes demandeurs :   Paris : 2/14;  91 : 1/6 ;  92 :3/12;  93 :1/7;  94 : 1/9 ;  95 :1/10;        78 :1/21;  77 : 1/13

Fiches arrivées par mail après mon départ (le jeudi)   : 17,  +  signalements de dernière minute par mail : 17 ; demande de questionnaire : 1 ;  Fiches arrivées sur place pendant le FRAT : 2

Groupes ayant consulté les fiches sanitaires  entre Braderie et FRAT : 19 (2 l’avant-veille)

Total des nouvelles  demandes faites entre Braderie et FRAT : 34  dont 26 allergies alimentaires, 7  mobilités réduites, une maladie.

CHIFFRES  PENDANT LE FRAT

Dortoir Petite Ferme : 26 personnes prévues, 2 en urgence le vendredi soir, 1 adjoint  de mairie malade le samedi.

Zone Handifrat : prévision : 62 personnes + 40 accompagnants ; en cours de FRAT : 21 personnes de plus hors accompagnants : total 83 personnes + 61 accompagnants.

Navette : Prévisions : 23 personnes + accompagnants si possible ; en cours de FRAT : 8 personnes supplémentaires + accompagnants.

Fauteuils : 6 dont 2 personnes sous la tente. Plus 2 le dimanche

Sourds : 8  /   Carrefours adaptés : 26

Prêt de lits de camps :  9  /Prêt béquilles : 11

 

L’EQUIPE HANDIFRAT

8 personnes : Sr Thérèse Agnès , Vincent Goisnard,  Nathalile de Chaisemartin, Marie Boisard, Sophie Naudin , Hélène Maffray, Philippe Egeley, Michèle Godefroy . C’est un nombre idéal qui a permis une préparation optimale et surtout un FRAT dans la sérénité.

Attributions : AVANT FRAT

  • Constitution dossiers, relations avec les groupes : Michèle
  • Lancement inscription à HIF an ligne : Vincent, Philippe
  • Préparation navettes, horaires, panneaux : Vincent
  • Rédaction Carrefours adaptés : Sr TA, Michèle
  • Réalisation livrets carrefours adaptés : Hélène
  • Mise sur pied de l’emploi du temps : Hélène, Nathalie
  • Gestion frigos : Sophie
  • Présence aux FAC : toutes et tous selon disponibilité.

Pendant FRAT :

  • Conduite navettes : Vincent/ Sophie ,  Philippe /Nathalie, autre accompagnants si disponibles.
  • Animation carrefours adaptés : TA,  Marie quand disponible + une animatrice volontaire du 95.
  • « Chargement », gestion zone Handifrat : TA, Michèle, Hélène, Marie, Nathalie, tous après la fin  de rotation  des navettes.
  •  Accueil,  gestion des dortoirs, petits déjeuners à la petite ferme : TA, Hélène, Marie, Philippe si dispo.
  • Permanences frigo : Michèle avec alternance des personnes disponibles
  • Aide aux autres com’ : tous les disponibles sur les créneaux demandés.

L’EQUIPE : les « plus »    AVANT LE FRAT / préparation d’ensemble

Présence de nombreux membres de la commission aux plénière et aux FACs : on suit mieux la préparation pour mieux travailler lors des réunions.

Approche globale des problématiques (allergies, mobilité réduite, problèmes de santé, handicap mental) grâce à la sensibilisation de tous les membres, dont  plusieurs sont des personnes professionnelles dans le domaine du handicap, donc de bon conseil, surtout sur le terrain.

Il est essentiel d’avoir  des contacts en amont  avec les SGDF  via le FRAT  mais aussi via Sophie sur le terrain pour des problèmes ponctuels mais non sans importance. Cela permet une autonomie certaine pendant le rassemblement sans peser sur les autres commissions.

Bon échange de mails qui a pallié au nombre volontairement restreint de réunions de commission + emploi de Dropbox

Lancement d’une possibilité de déclaration HIF en ligne  et récupération via Google Drive: assez prometteuse, mais très exigeante et compliquée à mettre sur pied, et qui demande une manip  que seules 2 personnes (pas moi) pouvaient faire  pour transformer le tableau en fiches individuelles, donc démultiplication du travail.

 NB : Cette fiche individuelle sur support papier  est le pivot du système actuel car elle est plus lisible pour l’évaluation des besoins, la mise sur pied des tableaux récapitulatifs, et elle permet des échanges vraiment personnalisés avec les responsables de groupes et/ou les parents. C’est l’outil de référence en cas de problème durant le FRAT et en l’absence possible d’ordinateur.

 L’envoi en ligne a été employé par 29 groupes, mais au-delà de début mai j’ai choisi  d’encourager les groupes à employer l’ancien système d’envoi du questionnaire par mail pour éviter la démultiplication mentionnée ci-dessus.

Implication des membres de la commission en amont modulable en fonction des emplois du temps et disponibilité de chacun(e) ; chacun semble avoir trouvé sa place.

Ambiance « familiale »lors des réunions chez les uns ou les autres, qui permettent à plus de gens d’y participer grâce à la proximité géographique.

Ces rencontres de travail mais aussi conviviales soudent  le groupe avant le FRAT et aident  à travailler ensemble avec un stress minimal pendant le FRAT.

 FRAT : un nombre de réunions raisonnable et peu de temps perdu pour une prise en charge optimale. 8 FACs 1 : dur mais très utile. Plusieurs d’entre nous à la Braderie, donc moins de stress et préparation logistique  possible ;  les arrivées en avance au FRAT sont extrêmement utiles.

 

Les « moins » avant le FRAT dans l’équipe

Répartition des tâches : apparemment Ok mais gagnerait à être mieux définie plus en amont  du FRAT,  il  semble cependant  que tout le monde a trouvé sa place.

Lourdeur du dispositif en ligne pour récolter les questionnaires, qui implique 2 ou 3 personnes (férues d’informatique), donc à alléger.

 

Enormément de travail en amont surtout dans les dernières semaines et même jusqu’à la dernière minute pour bon nombre d’entre nous, à  cause du signalement trop tardif des problèmes de santé.  Il faut donc refaire encore et toujours les attributions de frigos (ce qui implique leur déménagement dans certains cas), les parcours de navette et même l’attribution des lits à la petite Ferme.

 On revient à l’idée d’une date butoir impérative (au moins pour les allergies alimentaires).Mais comment mettre une date limite du signalement des problèmes si nous restons par principe (pour la mobilité réduite ) ouverts à des demandes de dernière minute ?

Rapports avec le FRAT et les autres commissions avant et pendant 

-Ecoute toujours patiente et attentive à nos besoins par le secrétariat et de nombreuses commissions, avec mention spéciale à la Vie de Village pour son attention à nos jeunes, par exemple par l‘élaboration d’un « roadbook » spécifique Hand in FRAT très apprécié ; idem pour les Chemins de la prière dans la préparation pour les jeunes sourds et handicapés mentaux.

Prise en compte toujours renouvelée de nos demandes, avec cette année la création de l’espace des Sourds qui a été une réussite (Chapeau bas également à Sophie qui a assumé seule la gestion de cette problématique ; elle a été un exemple de diplomatie dans la fermeté pour les rapports avec la responsable !)

-SGDF : merci pour la disponibilité des menus juste avant les vacances. La plus grande visibilité  des SGDF dans le dispositif du FRAT est très importante, méritée et appréciée. Avec en plus  un bel exemple de solidarité dans la confection  par les Pios de repas pour un jeune allergique  venu sans rien.

Nombre de réunions  préparatoires idéal : malgré la fatigue des 8 lancements et FACs,  il est très utile d’aller sur le terrain.

Bravo pour les plénières très équilibrées entre réflexion sur le thème et « dating » avec les commissions, ce qui ,- ajouté aux restreintes-, allège énormément le filage et en fait un moment d’échange et de convivialité plus décontracté et donc plus efficace.

Le weekend de filage lié à la Braderie est vraiment une bonne idée, avec des temps conviviaux fort appréciés, comme l’avant-veille du FRAT. On démarre le rassemblement dans l’amitié et la confiance réciproque, ce qui change toute l’ambiance quand la pression monte.

Enorme travail de la com’ Algéco, accueillant toujours nos demandes avec le sourire et une disponibilité sans faille.

Les réunions avec les sweat Blancs et les supplétifs avant le FRAT se révèlent indispensable pour un travail fluide en commun lors des déplacements des jeunes et des navettes par exemple, en évitant les incompréhensions.

Problématique de la relations avec les groupes et de la gestion des allergies

 Comme chaque année nous avons constaté que certains diocèses ou surtout responsables  n’avaient pas saisi notre mode de fonctionnement malgré une communication plus intense lors de 8 FACS.

Certains diocèses ont nommé une personne référente HIF qui a bien fait son travail et gardé le contact avec nous de façon constructive et pu répercuter les infos  sur les mairies. Si c’est bien fait c’est un gros avantage mais il faut prendre garde aux initiatives malheureuses (envoi des fiches au diocèse sans passer par Hand in FRAT, ou questionnaires « parallèles » mis en place par diocèse ou mairie et qui se perdent dans les sables..).

Nous constatons une implication accrue des équipes diocésaines qui aident beaucoup à faire passer les informations aux mairies et parfois aux responsables,  surtout s’ils ont de retard dans les déclarations de problème de santé.

Il reste par contre du travail à faire par rapport aux SB pour le signalement de leurs pathologies ou allergies mais ça démarre.

Cette année encore, beaucoup de retard dans le signalement des problèmes de santé des groupes (quasiment aucune demande avant janvier), -surtout des allergies alimentaires- par des responsables qui n’ont pas compris le fonctionnement et les enjeux de Hand in FRAT  et ne sont pas entrés dans la relation via le mail et la fiche mise en ligne ou envoyée.

Le plus gros problème semble être le retard pris à récupérer ou simplement lire les fiches sanitaires des jeunes  avant la veille du FRAT avec comme résultat une panique des responsables qui font les déclarations à la dernière minute et deviennent parfois assez agressifs du fait de cette pression supplémentaire.

Que faire pour éviter ce problème ? Mettre des dates limites ? (elles existent et ne sont jamais respectées), arrêter de traiter les demandes après une certaine date butoir ? (mais  laquelle ? la Braderie reste un moment clé dans la récolte des demandes…) Je ne vois pas de solution claire.

Le système de « formulaire de demande » de l’envoi de la fiche HIF via le site du FRAT fonctionne bien, en évitant que les groupes ne rentrent pas dans l’échange indispensable pour la prise en compte de leurs besoins, chose probable  s’ils pouvaient  directement télécharger le questionnaire.

Le traitement des allergies et leurs implications  logistiques (présence  indispensable de frigos  comme annoncé aux groupes) – qui de plus pèsent sur les mairies- devient une problématique à part entière porteuse de vrais risques potentiels.

En effet, pour éviter les problèmes, les responsables demandent « le plus pour le moins » au niveau des places dans les frigos et très peu nous annoncent le nombre réel de repas qui seront apportés (s’il y en a !). Cela nécessite parfois un déménagement des frigos en fonction de leur taille pour répondre au nombre de demandes, logistique lourde qui finit par se révéler inutile.

Pour alléger le dispositif j’ai tenté d’orienter les parents vers des plats sous vide mais avec un succès mitigé (manque de confiance dans des repas non faits maison), tout en apprenant que certains groupes venaient avec des repas préparés sans nous prévenir d’allergies parfois graves…

Il y a également une mise au point à faire au niveau des groupes pour certains jeunes qui  apportent tous leurs repas et dont les parents demandent un rabais, quand ils ne considèrent pas que le FRAT doit fournir des repas adaptés, comme cela commence à se faire chez les SGDF mais d’une autre façon. Pourrait-on accepter l’idée d’un rabais, même minime pour les jeunes qui apportent leurs repas ?

Un exemple concret : un jeune de Beauce Etampes signalé comme extrêmement allergique (à tous les aliments) n’avait pas de repas du tout et ses parents ont considéré qu’ayant payé,  c’était au FRAT de prévoir des repas adaptés. Il est resté sans manger ou presque jusqu’au samedi soir, où ce problème nous a été signalé. Sur les conseils d’AM Boucrot,  Sophie a récupéré de la purée au self, puis du riz cuit par les bons soins des Pios  sur un Buta pour les autres repas.  

Par contre cette année l’implication des mairies dans la gestion des frigos et micro-ondes a été parfaite. Grand « Plus » : la présence de micro-ondes dans chaque local à frigo.

Importance de l’encadrement des jeunes avec un handicap mental : il faut plus insister sur l’absolue nécessité de prévoir un binôme référent fiable pour chaque jeune, ce qui évite la surcharge pour certains animateurs qui « craquent » et nous abandonnent leurs jeunes pendant plusieurs heures. Cela évite des disparitions dans la nature assez nombreuses cette année.

La  « récolte » des renseignements de santé qui nous sert à évaluer les besoins de chaque personne concernée pour y répondre au mieux  exige énormément de travail de « navette » avec les responsables de groupes et l’équivalent d’un temps plein dans le dernier mois avant le FRAT.

 Il faut donc que la personne qui gère les inscriptions  ait beaucoup de temps libre, entre les échanges par mail, la mise à jour des tableaux à destination de l’équipe santé, des maires, des diocèses et de l’assurance, sans oublier les heures au téléphone avec les parents ou les responsables de groupes..

Une vraie réflexion s’impose donc sur la gestion des demandes de plus en plus nombreuses et impératives dans le domaine des allergies alimentaires, au FRAT de Jambville en particulier.

On pourrait par exemple proposer  une diversification entre « mobilité réduite/handicap » et «  allergies et contraintes alimentaires » (déjà présente dans les 2 questionnaires proposées) avec une personne dédiée au traitement des allergies au sein de la commission -ou juste en extérieur pendant la préparation-, la gestion logistique ( frigo etc…) restant de notre ressort.

Par ailleurs, les informations étant également destinées à l’équipe médicale, on peut s’interroger sur l’opportunité de l’implication d’un de ses membres dans ce rôle de gestionnaires des allergies, d’autant plus que, souvent, de nombreuses questions nous  sont posées par les groupes concernant la prise en charge par les jeunes eux-mêmes de leur traitement avec auto injections etc… et que nous ne sommes pas au courant des règles déontologiques ou légales dans certains domaines de la santé.

Dans l’ensemble, le dispositif médical a semblé un peu léger  et peut être serait-il utile pour notre commission d’avoir une vraie concertation avec les médecins an amont du FRAT pour caler certains détails. (discours unique sur l’emploi des frigos dédiés à la nourriture pour stocker des médicaments, présence des aiguilles d’injection dans les tentes etc.. ).

De toute façon une information plus détaillée concernant ces problématiques médicales ne nuirait pas avant le FRAT, mais ce n’est pas vraiment notre rôle. (sur le site, avec la collaboration de médecins, lors des FACS avec un plus grande implication de membres de l’équipe médicale ???).

Avec l’agrandissement des villages, il serait peut être opportun de prévoir dans l’équipe municipale une personne référente santé/handicap si possible professionnelle afin d’orienter les personnes en cas de problème médical. En effet  il nous a semblé que pour beaucoup de responsables ou d’équipe de mairie nous apparaissions comme le seul recours en cas de problème médical, en omettant la Croix Rouge et les demandes sanitaires qui nous dépassaient n’ont pas manqué.

Malgré la non-déclaration du FRAT  à Jeunesse et Sport, il faut se défier de ce qui pourrait nous être reproché comme de l’amateurisme en cas de réel problème. HIF doit rester une commission logistique sans se substituer à une présence médicale.

 

L’EQUIPE PENDANT LE FRAT/ : Les « PLUS »

-8 personnes, chiffre idéal. Ce FRAT a vu pour nous  beaucoup moins de stress,  une aide aux autres commissions et  des  passages de relais possibles, donc plus de temps de repos ou de liberté pour les membres de la commission  qui ont pu vraiment profiter de moments de ressourcement ou de partage en diocèses ou en village.

Notre équipe soudée se connait bien et nous avons eu le plaisir d’accueillir Philippe qui s’est directement mis au diapason par son dynamisme et sa réactivité.

Sur le terrain tout le monde était très réactif et efficace, chacun a trouvé sa place,  -du moins je l’espère-, ce qui a pu  compenser une impression de ne pas être « assez actifs » au cours de l’année dans la préparation du FRAT à cause de contraintes professionnelles et familiales.

– bonne répartition des rôles, esprit d’initiative toujours en éveil, acceptation enthousiaste de tâches nouvelles et bons moments partagés au 5ème du soir.

– Carrefours adaptés : réussis mais peu de participation de groupes comptant juste un jeune avec déficience mentale.  Merci à Clémence pour les dessins toujours aussi parlants.

-efficacité optimale de tout le monde dès son arrivée assez tôt le vendredi , un vrai plus.

– Logistique FRAT : 4 talkies, c’est idéal .

Navette :  excellente utilité un véhicule dédié et de la priorité pour le minibus lors des rotations. Nous n’avons pas eu l’impression de « peser » sur les transports et avons veillé à restituer le véhicule partagé dans les temps « morts ».  Peut être faudrait-il prévoir un deuxième vélo pour les visites en villages ( échange de renseignements ou petits objets)  pour éviter d’employer le camion.

– Réco à la petite Ferme pour les jeunes handicapés mentaux après la préparation sous le chapiteau : solution idéale car les lieux sont familiers et on peut offrir une activité en « attendant son tour » et un goûter après.

– Belle cohésion de l’équipe et dans l’ensemble bonne répartition des tâches, un vrai bonheur !

 

 

L’EQUIPE PENDANT LE FRAT . LES « MOINS »  à  améliorer

– Debriefing : très tard le soir (à cause des navettes nombreuses),  à mieux limiter dans  le temps : marquer la différence « débriefing »/détente pour une meilleure efficacité et plus de sommeil possible.

– répartition dans le partage des temps de conduite à mieux préparer en amont, plus de roulement dans les accompagnateurs(trices).

– carrefours adaptés : peut être faudrait-il  envisager une animatrice supplémentaire pour prêter la main à Thérèse Agnès qui a été la cheville ouvrière de ces moments d’échange pas toujours simples. Plus diversifier les activités manuelles ? Ajouter des temps de jeu, mime etc ???

– accueil en dortoir à la Petite Ferme : à mieux encadrer en étant plus strict sur le pointage à l’arrivée.

Cette année encore, plusieurs demandes d’adultes, dont certaines pas très convaincantes. Serait-il trop intrusif de demander un certificat médical pour les adultes ? Par ailleurs nombre de personnes  adultes hébergées arrivent, s’installent sans se présenter spontanément  et se croient un peu à l’hôtel , allant et venant à leur guise sans trop communiquer avec nous,  squattant la machine à café , se levant hors des horaires  et s’installant pour le petit déjeuner sans aller rejoindre leur groupe ni tenir compte des impératifs du chargement. Il serait utile de mettre sur pied une espèce de règlement intérieur et d’en faire part dès la Braderie ou même avant.

Par ailleurs il est impossible depuis trois ans d’obtenir la clé de la porte en haut de la rampe d’accès  que nous devons donc laisser ouverte 24/24h en « bidouillant » la contreporte.

LOGISTIQUE  : quelques points à noter

Nous avons été cette année beaucoup sollicités pour régler des problèmes d’intendance (couverture…), de logistique ou sanitaires auxquels nous ne sommes pas toujours habilités à répondre.

Par exemple : plusieurs groupes (2 de Créteilville : Lagny et Torcy ) et d’autres du 93 nous ont demandé des couvertures le dimanche soir car certains jeunes n’avaient ni tapis de sol ni sac de couchage et dormaient à même le sol depuis leur arrivée.   Peut être faut-il insister sur une vérification du matériel par les responsables avant le départ ?

Petite Ferme : outre l’absence de la clé susmentionnée ainsi que des clés de communication des salles, la porte de secours coté Bergerie reste aussi toujours possible à ouvrir de l’extérieur : problème de sécurité et squat des douches.

Cette année encore, problème de non livraison du petit déjeuner le premier matin malgré nos demandes réitérées ; mais nous avions prévu le cas et apporté de quoi nourrir nos pensionnaires. Merci à la cuisine sensible à nos arguments et pourvoyeuse de pain !

Enfin une fois de plus la ligne téléphonique n’avait pas été activé et malgré le passage d’un sympathique technicien elle n’a jamais fonctionné.

 De plus nous n’apparaissions pas dans la liste des numéros : nous n’avions donc pas de moyen de joindre les mairies, et elles ne pouvaient pas nous contacter, ce qui est vraiment gênant pour les rotations des navettes et les départs du lundi .

Zone Hand in FRAT : nous avons apprécié la prise en compte de nos demandes avec une grande zone idéalement située.  

Un problème récurrent est l’imbrication des zones Hand in FRAT et VIP : il serait idéal qu’elles soient clairement séparées et délimitées mais surtout gérées par 2  équipes différentes (HIF +SB, ou supplétifs ou autres…) car chaque année nous perdons beaucoup de temps et d’énergie à gérer les 2 zones, avec des palabres  parfois assez tendues avec des participants aux célébrations qui veulent une place assise et n’ont cure qu’elle soit dans la zone réservée aux handicapés . NB : Il faisait aussi très chaud sous le chapiteau avec parfois une musique beaucoup trop forte.

Rangement : très chronophage mais indispensable : toute l’équipe y a vraiment bien participé. Merci à TA et Marie qui ont assumé le nettoyage complet de la Petite Ferme. Peut être une définition nette de ce qui est attendu des commissions dans ce domaine serait-elle utile : nettoyage « à fond » ou succinct  avant le passage des équipes de Jambville ?

Bonne idée : la possibilité de ranger dès le dimanche et établissement d’une grille horaire de restitution aux Algéco même si elle n’est pas parfaitement respectée.

Nous avons fait preuve de la meilleure volonté possible en « dépavant » à 3 tout le chemin et les environs de la zone HIF après les envois le dernier jour !