Mission

J’ai rempli ma mission si durant le Frat j’ai permis aux commissions de se concentrer sur leur mission première tout en bénéficiant d’un support humain en sus de leur effectif.

Actions

Avant

  • Le responsable de commission assure le suivi administratif de leur équipe qu’il communique à Saint Roch.
  • Fratbook :
    • A utiliser comme espace de partage et de stockage des documents de la commission.
    • A utiliser pour communiquer au sein de la commission et avec Saint Roch.
  • Recruter les membres qui composeront la commission.
  • Recruter des profils spécifiques en fonction des demandes des commissions.
  • Définition du nombre de personne composant l’équipe fonction des demandes intervenants au cours de l’année : prévoir un recrutement plus important en nombre pour pouvoir traiter les demandes inattendues sur place.
  • Recensement des besoins des commissions et mise en place d’un planning.
    • Travailler en lien avec la commission Transports pour connaître les horaires d’arrivée et de départ pour la mise en place du dispositif transport.
    • Travailler en lien avec les commissions Vie de Village et Sécurité sur la mise en place du dispositif « ronde » le soir au moment du couché.
    • Braderie : en lien avec les commissions Sécurité et Vie de Village, mise en place d’un dispositif assurant les entrées et les sorties des véhicules des groupes venant installer leurs tentes.
    • Le dernier jour du Frat : en lien avec les commissions Sécurité et Vie de Village, mise en place d’un dispositif assurant les entrées et les sorties des véhicules des groupes venant désinstaller leurs tentes.
    • Travail en lien avec l’ensemble des commissions ayant un besoin.
  • Dresser la liste de matériel nécessaire et la communiquer à la commission Algéco.
  • Le responsable de commission est garant de l’aspect spirituel en amont et pendant le Frat : il aménage des temps sur place pour son équipe, il met en place des supports si besoin…

 

Pendant

  • Présence du responsable de commission à la réunion journalière de l’équipe d’animation.
  • Gestion des missions identifiées avec les commissions en amont.
  • Gestion des demandes de dernière minute dans la mesure du possible.
  • Permanence au Château pour être visible de toutes les commissions.
  • Transport :
    • Arrivée des cars : aide au déchargement des cars (bagages et frateux) et indications aux groupes de la direction à suivre.
    • Départ des cars : aide aux chargements des cars (bagages et frateux).
    • Présence à la gare à l’arrivée : déchargement des trains (bagages et frateux) et remplissage des cars (frateux)
    • Présence à la gare au départ : déchargement des cars (bagages et frateux) et remplissage des trains (frateux)
  • Villages :
    • Assurer les rondes du soir au moment du coucher des jeunes. Relève des 1ères rondes qui sont assurées par les SB.
    • Assurer les rondes en journée durant les temps de célébration.
    • Le dernier jour du Frat : assurer le bon déroulement du dispositif d’entrée et de sorties des véhicules des groupes venant désinstaller leurs tentes.
  • Ranger son matériel en fin de Frat.
  • Aide au rangement des autres commissions.

 

Après

  • Faire son bilan de commission.
  • Faire un bilan entre responsable de commission et Saint Roch.
  • Regrouper les documents finaux essentiels élaborés au cours de l’année pour les archives de Saint Roch.

 

 

Composition de l’équipe

Nombre fonction des demandes des commissions : prévoir des personnes en plus pour pouvoir pallier aux demandes de dernière minutes non identifiées en amont.

Prévoir quelques personnes connaissant le Frat.

Personne au service, aimant aider, polyvalente.

 

 

Budget

Frais de commission : Pas d’achats spécifiques identifiés liés à cette commission. Si besoins éventuels voir avec Saint Roch.

 

Agenda

  • Rencontre individuelle : entre le responsable de commission et Saint Roch.
  • ½ journée Responsable de commission et DD : présence du responsable de commission.
  • WE de rentrée : présence de l’ensemble de l’équipe si possible.
  • Restreintes : présence du responsable de commission ou à défaut une personne de l’équipe.
  • Plénières : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • FAC 1 : présence non obligatoire.
  • FAC 2 : présence non obligatoire.
  • WE de filage : présence de l’ensemble de la commission.
  • Braderie : présence de l’ensemble de l’équipe.
  • Bilan : présence de l’ensemble de l’ensemble de l’équipe.
  • La commission se fait son calendrier de réunion.
  • La commission tient compte des deadlines pour les demandes de matériel.

Points d’attention suite Bilan 2015

 

 

AMONT

  • Inscription et paiement avant FRAT : réelle décharge ! Top.
  • Interface d’inscription à revoir : ne pas avoir à retaper les données personnelles.
  • Trouver une solution pour que sur le formulaire il y ait les demandes des responsables de comm et de St Roch.
  • 115 personnes contactées pour la présence de 40 personnes. Suivi des présences, relances, acceptation est compliqué et fastidieux.
  • Pas de réunion : éventuellement à revoir. Objectif : présenter les missions + cohésion d’équipe.
  • La Braderie devait servir de cohésion mais le planning n’a pas permis de se poser réellement. ¾ des effectifs présents.
  • Communication difficile avec les SB. Les sujets ne se traitaient pas toujours avec les responsables + demandaient des justifications = fatiguant. Pb de rythme.
  • Braderie :
    • Filage : pas adapté aux membres des équipes. Mais très important sur les responsables de commission.
    • Samedi PM :
      • Explication des missions : TB
      • Intervention sécurité : contenu bien mais discours pas adapté + manquait de concret. Nécessaire mais forme à revoir.
    • Panneau extérieur : pas top. Création d’un kit avec photo des emplacements des panneaux à l’extérieur du Parc.

=) Ecriture d’un retour d’expérience.

  • 3 semaines avant le FRAT : beaucoup de travail dû aux nombres de personnes. Notamment sur les arrivées, co-voiturage…

 

 

 

PENDANT

  • Travail avec les SB : sans soucis.
  • Attention à ne pas faire de doublon entre les équipes de SB et les Supplétifs.
  • Planning sur place : bonne gestion.
  • 40 personnes : bon nombre de personne
    • Ont été occupées quasiment tout le temps (transport, chargement).
    • Parfois doublon avec les SB : permettait à chacun de se reposer.
    • Rythme de la commission : TB dans l’ensemble.
    • Certains insatisfaits car voulaient faire plus.
    • Faire attention à faire des vrais temps off et des vrais temps de mission pour éviter d’être tout le temps en mi-action et donc se sentir un peu inutile.

=) Pense à proposer d’autres choses à faire – Proposer des activités spi car il y a un vrai manque : avoir un prêtre. Avoir quelqu’un qui soit à l’écoute.

  • Sur certaines missions : mise en place de profils bien définis + parfois mise en place de référent pour « driver ».
  • Aspect de rencontre marche bien du fait qu’il n’y a pas d’équipe et que les gens ne travaillent pas toujours avec les mêmes. Un petit manque sur une cohésion globale.

=) Trouver des moments clefs pour dynamiser.

  • Emplacement au Château avec l’accueil : pas terrible. Nécessité d’avoir une salle + un stand où les responsables de comm puissent passer. Proximité avec la VDV : nécessaire.
  • Matériel : bien servi. Bonne disponibilité de l’équipe Algéco.
  • TW : technique très bien. Canaux peut être à revoir pour les équipiers. Très bien d’avoir le canal sécu = canal supplétif.

Pour les 2 responsables de comm : nécessité d’avoir 4 TW.

  • Attention aux fréquences sous le Chapiteau qui marchent mal.
  • Croix rouge : ne réponde pas sur le canal de la santé.
  • Plan fait par la comm accueil : top
  • Créer un signe distinctif pour être reconnaissable.
  • Gilets fluos : top
  • Vélos : nécessité d’en avoir plus que 3 en permanence.
  • Couchage : vrai problème à dormir en tente alors que les missions sont difficiles physiquement.
  • Transport :
    • Pb de communication avec la commission transport.
    • Ecriture des fiches dispositif arrivée et départ de chaque gare.
    • Garder 2 gares.
    • Manque de barrières vauban aux gares.
  • Travailler les process d’alertes + règles qui soient cohérentes.