Les formalités d’inscriptions et le calendrier

L’inscription au FRAT se fait pour le groupe.

Cette inscription est réalisée par le responsable de groupe sur le site d’inscription – Aller dans l’onglet « Inscription des groupes« .

Si le responsable de groupe n’est pas connu en début d’année, le groupe doit effectuer quand même son inscription via le responsable de l’aumônerie ou autre intervenant.

Ce dernier doit s’inscrire sur le site – comme s’il était responsable – son statut sera modifié dès que le responsable du groupe au FRAT sera connu.

 

Le calendrier de l’inscription – 3 phases :

1- L’inscription

L’inscription permet à l’organisation d’identifier les groupes qui viendront au FRAT ainsi que les responsables de groupes et d’avoir une première tendance sur le nombre d’inscrits attendus.

Ce chiffre est essentiel pour commencer de prévoir les grands postes – Transport Hébergement etc..

Il est souhaitable que tous les groupes voulant faire le FRAT 2017 soient inscrits sur le site au moment des réunions de lancement

OUVERTURE DES INSCRIPTIONS  LE  6 NOVEMBRE 2017..

Indiquez le nombre total prévu pour votre groupe : jeunes, animateur, responsable de groupe, religieux/religieuses, aumônier ...

 

2- La demande d’acompte

Sur la base du nombre d’inscrits dans la base, le FRAT déclenche un premier acompte qui lui sert à régler les premières dépenses engagées.

Paiement de l’acompte pour le 26 janvier 2018

 

3-  L’inscription est définitive  le 9 mars 2018

A cette date les inscriptions sont figées et le solde de la participation vous est demandé.

Il n’est alors plus possible de modifier ses effectifs hors demande et autorisation spéciale de la commission transport.

 

Les particularités :

1- Réduction de tarif :

Le FRAT consent une réduction pour les membres d’une même famille circonscrite à un même foyer fiscal. Parents animateurs – enfants , frères et sœurs..

Attention , le système change par rapport aux années précédentes : la réduction s’applique cette année à tous les membres de la famille.

La réduction est effective même si la fratrie est éclatée sur deux groupes différents.

Lors de votre inscription sur internet, vous avez la possibilité de préciser si vous avez une ou plusieurs fratries dans votre groupe.

Le système calcule automatiquement la somme que vous devez verser en prenant en compte la fratrie.

 

2- Les absences :

Vous aurez peut être un jeune ou un animateur qui ne pourra pas venir au FRAT et qui ne vous l’apprendra qu’après la clôture des inscriptions.

Une procédure d’absence existe. Vous serez remboursé d’une partie des frais engagés dans les cas où l’absence est justifiée par des raisons médicales.

La déclaration se fait par l’intermédiaire d’un formulaire d’absence que vous trouverez dans l’Espace Téléchargement .

 

Comment remplir le formulaire :

– Indiquez le nom du groupe et le numéro de votre groupe.

– Indiquez le nom du responsable de groupe.

– Indiquez le nombre d’absent ainsi que les nom et prénoms des personnes concernées.

– Inscrivez si vous souhaitez un remboursement par chèque ou virement.

 

Le Soir de votre arrivée au FRAT :

– Passez au secrétariat (situé au rez-de-chaussée du Château) pour remplir la fiche d’absence si ce n’est pas déjà fait.

– Donnez les certificats médicaux s’ils sont en votre possession ou envoyez les avant le

18 mai 2018 (Le FRATERNEL – 24 rue Saint Roch – 75001 PARIS ou contact@frat.org).

– Indiquez aux membres de votre équipe diocésaine que votre effectif a changé.

 

Après le FRAT :

– Un virement global ou un chèque par groupe sera envoyé pour les remboursements si les justificatifs d’absence ont bien été fournis.